E-Mails sind, ob nun privat oder im Unternehmenskontext, eine wichtige Form der Kommunikation. Damit der Versand dieser Masse an Informationen funktioniert, gibt es Mailserver. Diese sind für euch als Anwender*innen in der Regel unsichtbar, arbeiten aber Tag und Nacht, um diese vielen E-Mails zu verarbeiten.
Wie genau der Mailserver als „Postbote des Internets“ funktioniert und was ihr darüber alles wissen solltet, erklären wir euch in diesem Artikel.
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Definition: Was ist ein Mailserver?
Ein Mailserver ist ein System, das – einfach ausgedrückt – für das Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails zuständig ist. Ob kleiner Handwerksbetrieb, Freelance-Texter*in oder Onlineshop für Angelbedarf: Es gibt kein Unternehmen, bei dem der E-Mail-Server als grundlegender Bestandteil der E-Mail-Kommunikation keine technische Rolle spielt.
Wichtig ist dabei allerdings zu wissen, dass es einen Unterschied zum E-Mail-Client gibt: Während ein E-Mail-Server für die Bearbeitung und Speicherung von E-Mails zuständig ist, agiert ein E-Mail-Client als Schnittstelle für euch als Nutzer*innen, um Mails zu lesen und zu schreiben. Bekannte Clients sind zum Beispiel Microsoft Outlook oder Apple Mail.
Dabei könnt ihr euch den übergeordneten E-Mail-Server eher als eine Art Vermittler vorstellen, der nicht nur Nachrichten vom Client empfängt und weiterleitet, sondern auch für die sichere Zustellung sorgt.
IMAP vs. POP3 vs. SMTP: Vergleich der verschiedenen Arten und Protokolle von Mailservern
Die gesamte weltweite E-Mail-Kommunikation stützt sich auf spezifische E-Mail-Protokolle, die die Übertragung von Nachrichten zwischen zwei Mail-Servern regeln. Diese Infrastruktur ist äußerst notwendig – immerhin werden an jedem einzelnen Tag rund 360 Milliarden E-Mails verschickt.
Ihr habt von den E-Mail-Protokollen IMAP, POP3 und SMTP sicher schon einmal gehört, möglicherweise beim Verbinden eures Jimdo E-Mail-Kontos mit einem externen Mailprogramm – wir erklären euch nachfolgend, was hinter den Server-Daten steckt.
Was ist IMAP?
IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Dieses erlaubt es, E-Mails direkt auf dem Server zu lesen und zu verwalten. Das bedeutet in der Praxis: Bei einem IMAP-Server bleiben eure E-Mails auf dem Server und ihr könnt von verschiedenen Geräten, wie etwa dem Smartphone oder dem Laptop, darauf zugreifen und sie stets synchron halten.
Diese Form eignet sich perfekt für alle, die häufig unterwegs sind oder mehrere Geräte für ihre Arbeit nutzen.
Was ist POP3?
POP3 steht für Post Office Protocol Version 3 und ist darauf ausgelegt, E-Mails vom Server herunterzuladen und sie lokal auf eurem Laptop, Smartphone oder PC zu speichern. Einmal heruntergeladen, sind sie dann im Normalfall nicht mehr auf dem Mailserver verfügbar.
Dieses Protokoll ist geeignet für euch, falls ihr zum Beispiel als Selbstständige*r immer von zu Hause aus arbeitet und euch die Synchronisation zwischen den Geräten also nicht so wichtig ist oder ihr die E-Mails offline lesen möchtet.
Was ist SMTP?
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol. Dieses Protokoll wird genutzt, um E-Mails von eurem E-Mail-Client an den Server zu senden und zwischen Servern zu übertragen. Ihr merkt schon: Ein SMTP-Server ist Standard und ist bei jedem E-Mail-System vorhanden.
So funktioniert ein Mailserver
Jetzt wird es etwas technischer. Gerade wenn ihr möglicherweise einen eigenen Mailserver aufsetzen möchtet, ist das Verständnis der Funktionsweise wichtig.
Ganz einfach formuliert: Der Mailserver verarbeitet das Senden und Empfangen von E-Mails mithilfe eines strukturierten Prozesses, der über verschiedene Netzwerke und Protokolle wie die eben vorgestellten läuft.
Der Schritt-für-Schritt-Prozess, wie eine E-Mail übertragen wird, sieht grob wie folgt aus:
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Absenden einer E-Mail: Wenn ihr eine E-Mail versendet, wird sie zunächst von eurem E-Mail-Provider über SMTP an euren Mailserver gesendet.
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Mailserver-Kommunikation: Der sendende Mailserver verwendet DNS (Domain Name System), um den MX-Record (Mail Exchange) der Empfänger-Domain zu finden. Diese Einträge bestimmen, welcher Server für das Empfangen von E-Mails für die Domain zuständig ist.
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E-Mail-Übertragung: Ist der richtige Empfänger-Mailserver gefunden, kommt wieder SMTP ins Spiel und die E-Mail wandert zum empfangenden Server.
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Empfang der E-Mail: Der Empfänger-Mailserver nimmt die E-Mail entgegen und speichert sie, bis ihr sie über ein Abrufprotokoll (etwa IMAP oder POP3) abruft.
Info: Der MX-Record und die DNS-Einstellungen sind wichtig. Sie geben euch die Sicherheit, dass eure E-Mails korrekt an die richtigen Empfänger*innen geleitet werden.
So setzt ihr euren eigenen Mailserver auf
Mailserver selbst aufsetzen? Klingt im ersten Moment nicht nach etwas, was für euch relevant ist. Doch selbst als Gründer*in oder Kleinunternehmer*in kann das sinnvoll sein.
Denn: Ihr habt so die volle und uneingeschränkte Kontrolle über die Sicherheit und den Datenschutz eurer Kommunikation. Erstellt ihr beispielsweise mit Jimdo eine Arzt-Website mit der dazugehörigen Domain und E-Mail-Adresse, könnte das besonders wichtig sein – Stichwort vertrauliche Kundendaten. Und: E-Mails werden von fast allen Personen, die sich im Internet bewegen, genutzt. In Deutschland waren es 2023 beispielsweise 83 Prozent.
Zudem könnt ihr die E-Mail-Funktionen genau auf eure spezifischen Bedürfnisse zuschneiden, etwa durch spezielle Automatisierungen oder Integrationen, die mit Standard-E-Mail-Diensten nicht möglich wären.
Ihr möchtet das realisieren? Hier gibt’s eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Ihr den eigenen Mailserver aufsetzt:
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Anforderungen prüfen: Stellt sicher, dass ihr die notwendige Hardware und Software habt. Ihr müsst entweder einen Server vor Ort hosten oder einen virtuellen privaten Server (VPS) nutzen.
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Software auswählen: Wählt die passende Server-Software aus. Beispiele sind Microsoft Exchange, Postfix, Exim oder Sendmail.
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Konfiguration: Konfiguriert euren Server. Dazu zählen unter anderem Benutzerkonten, Speicherlimits und Zugriffsrechte.
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Sicherheitsmaßnahmen: Jetzt wird es sehr wichtig. Implementiert unbedingt eine SSL/TLS-Verschlüsselung, um für eine sichere Datenübertragung zu sorgen! Auch Anti-Spam- und Anti-Virus-Lösungen sind elementar.
Aber aufgepasst: Unsere Anleitung ist eher oberflächlich, da wir uns sonst zu sehr in technischen Details verirren. Um einen eigenen Mailserver einzurichten, ist deshalb eine Person vom Fach sicherlich hilfreich. Das geht schneller und ihr stellt sicher, dass bestimmte DNS-Einstellungen sowie Sicherheitsvorkehrungen stimmen.
Typische Fehler und Fehlercodes im Zusammenhang mit Mailservern und Lösungen
Wer kennt es nicht: Fehlermeldungen rund um E-Mails und Mailserver. Weil wir wissen, dass das nervt und euch im täglichen Geschäft nur aufhält, haben wir typische Fehler und schnelle Lösungen gesammelt.
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Nicht zustellbare E-Mails: Ein typischer Fehlercode wie „550 User unknown“ zeigt euch: Die verwendete E-Mail-Adresse gibt es nicht. In den meisten Fällen ist ein kleines Fehlerchen in der Adresse schuld, manchmal kann auch der Empfänger-Mailserver temporär unerreichbar sein. Dann gilt: warten.
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E-Mails im Spam: Eure E-Mails landen immer im Spam? Prüft, ob eure Adresse oder die zugehörige IP auf bestimmten Blacklists stehen. Dafür gibt es im Internet verschiedene Tools, die euch bei Eingabe der IP-Adresse zeigen, ob eine E-Mail gesperrt ist.
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Verzögerte Zustellung: Fehlermeldungen wie „451 Temporary local problem“ deuten auf temporäre Probleme beim Mailserver hin. Einfacher Tipp: Sendet die E-Mail später noch einmal.
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Authentifizierungsprobleme: Fehlercodes wie „535 Authentication failed“ weisen auf Probleme mit den Login-Daten hin. Überprüft eure Anmeldedaten und die Einstellungen für die Serverauthentifizierung.
Vorteile und Herausforderungen eines eigenen Mailservers
Ihr überlegt, wieso sich ein eigener Mailserver lohnen könnte? Die folgenden Punkte könnten es verdeutlichen:
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Bestimmte, von den Servern oder Anbietern eingerichtete Firewalls sowie voreingestellte Filter schützen eure Daten und geben euch die Kontrolle über eure persönlichen sowie geschäftlichen Mails.
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Kommt es zu Serverausfällen, könnt ihr das Problem selbst beheben. Anders ist es, wenn ihr auf einen externen Server angewiesen seid.
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Um Tariferhöhungen eines Anbieters müsst ihr euch keine Sorgen machen.
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Ihr bekommt maximalen Freiraum, da ihr entscheiden könnt, wie viel Speicherplatz ihr einrichten möchtet, wie die Adressen lauten sollen und auch, wie groß die Anhänge sein dürfen, die ihr verschickt.
Die Vorteile kennt ihr jetzt. Was man an dieser Stelle jedoch nicht verheimlichen sollte: Wer einen Mailserver einrichtet, wird immer auch auf die ein oder andere Herausforderung treffen:
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Ihr benötigt stets eine stabile Internetverbindung und eine verlässliche Stromversorgung. Professionelle Anbieter können das garantieren.
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Außerdem müsst ihr über genügend Speicherplatz verfügen. Je nachdem, wie viele E-Mail-Konten ihr einrichtet, kann das ziemlich viel Platz einnehmen.
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Zuletzt solltet ihr euch um eine professionelle Archivierung kümmern, damit auch wirklich nichts verloren geht.
Fazit: Mailserver auslagern spart Zeit
Ihr seht schon: Es kann immer wieder zu Problemen kommen und die Einrichtung eigener Mailserver ist nicht mit einem Fingerschnippen erledigt. Zwar gibt es einige Vorteile, dennoch müsst ihr regelmäßige Backups und Updates durchführen und solltet jederzeit sichere Passwörter einrichten sowie eine gewissenhafte Kontrolle abwickeln.
Lasst ihr euren Mailserver im Gegensatz dazu professionell hosten, werden all die Aufgaben ausgelagert und ihr spart euch wertvolle Zeit. Ob Ihr nun eine Coaching-Website erstellt, einen Onlineshop aufsetzt oder die Homepage für euer Nebengewerbe einrichtet: Jimdo hat alles, was ihr braucht – inklusive einfacher Mailserver-Verknüpfung. Probiert’s selbst aus!
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