Als Unternehmer*innen ist euch der Begriff Gewinn- und Verlustrechnung (kurz: GuV) bestimmt schon einmal unter die Augen gekommen. Spätestens, wenn es um den Jahresabschluss geht. Doch was genau hat es damit auf sich? Wie funktioniert eine GuV eigentlich und wer muss überhaupt eine machen?
Antworten auf all das und mehr haben wir in diesem Artikel für euch zusammengestellt. Zudem haben wir eine praktische Gewinn- und Verlustrechnung Vorlage für euch, mit der ihr eine GuV einfach und übersichtlich für euch selbst erstellen könnt.
Bitte beachtet, dass Jimdo euch keine Rechtsberatung anbieten kann und darf. Bei Unsicherheit empfehlen wir, einen Rechtsexperten zu kontaktieren.
Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Eine GuV ist ein System der doppelten Buchführung, bei dem Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens gegenübergestellt werden. Am Ende werden diese miteinander verrechnet. Das Ergebnis gibt an, ob das Unternehmen entweder einen Gewinn oder einen Verlust einfährt.
Müsst ihr für euer Business einen Jahresabschluss machen, dann ist die Gewinn- und Verlustrechnung ein fester Bestandteil davon. Gewinn und Verlust heißen in diesem Fall Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Wer genau zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet ist, lest ihr unter dem nächsten Punkt.
Wie eine GuV aufgebaut ist, ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschrieben. Seid ihr zur Erstellung einer GuV verpflichtet, müsst ihr euch genau an diese Vorgaben halten.
Ihr könnt aber auch jederzeit eine formlose GuV für euch selbst erstellen. So behaltet ihr stets den Überblick darüber, wie es in eurem Unternehmen gerade so läuft. Die passenden Vorlagen für eine formlose GuV haben wir für euch zum Download.
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Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?
Falls ihr mit eurem Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet seid, dann müsst ihr zum Jahresabschluss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Die doppelte Buchführung ist laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtend, wenn auf euch einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen:
- Unternehmensform: Euer Unternehmen ist eine KG, OHG, AG, GmbH oder GmbH & Co. KG.
- Handelsregistereintrag: Euer Unternehmen ist ins Handelsregister eingetragen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ihr euch freiwillig habt eintragen lassen oder der Eintrag verpflichtend ist. Steht ihr im Handelsregister, gilt die Pflicht zur doppelten Buchführung auch für Kleingewerbe oder Selbstständige.
- Jahresumsatz und Jahresgewinn: Euer Einzelunternehmen erwirtschaftet mehr als 600.000 Euro Umsatz bzw. über 60.000 Euro Gewinn pro Jahr. Zudem gilt eine weitere Regelung für landwirtschaftliche Betriebe: Übersteigt der Wert der Nutzfläche 25.000 Euro, gilt auch hier die doppelte Buchführung.
Von der doppelten Buchführung ausgenommen sind:
- Freiberufler*innen, Selbstständige und Kleinunternehmer*innen, die nicht im Handelsregister stehen.
- Einzelunternehmen und landwirtschaftliche Betriebe, die weniger als 600.000 Euro Umsatz bzw. über 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften.
Wie erstelle ich eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, wie eine GuV gegliedert sein muss. Wenn ihr euch daran haltet, könnt ihr wenig falsch machen. Wie genau diese Gliederung aussieht, seht ihr in unseren Beispielen unter Gesamt- und Umsatzkostenverfahren.
Geht es um die Darstellung und Berechnung der GuV, stehen euch verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Welche für euch die richtige ist, kommt auf den konkreten Zweck der GuV an und welche Form euch am praktischsten erscheint.
Kontoform oder Staffelform
Die GuV kann auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden: einmal als Kontoform und einmal als Staffelform.
Bei der Kontoform erstellt ihr eine Tabelle mit zwei Spalten. Dabei ist die linke Spalte die Soll-Seite, die rechte die Haben-Seite. Unter Soll führt ihr alle Aufwendungen auf, unter Haben alle Erträge. Die einzelnen Punkte in den Spalten rechnet ihr dann zusammen, sodass ihr am Ende eine Soll- und eine Haben-Summe habt.
Meistens ergibt sich eine Differenz zwischen Soll und Haben, der sogenannte Saldo. Damit am Ende unter beiden Spalten dasselbe Ergebnis rauskommt, ergänzt ihr den Saldo auf einer der beiden Seiten. Steht der Saldo auf der Haben-Seite, habt ihr einen Verlust erzielt. Steht er im Soll, habt ihr Gewinn gemacht.
Habt ihr eine Kapitalgesellschaft, seid ihr zur Nutzung der Staffelform verpflichtet (siehe Beispiele unten). Dabei schreibt ihr alle Aufwendungen und Erträge untereinander. Die Aufwendungen zieht ihr dann von den Erträgen ab. Kommt unterm Strich ein positives Ergebnis heraus, habt ihr Gewinn gemacht. Bei einem negativen Ergebnis habt ihr Verlust eingefahren.
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Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren
Das Gesamtkosten- und das Umsatzkostenverfahren sind zwei unterschiedliche Methoden, eure GuV zu berechnen. Grundsätzlich gibt es zwei große Unterschiede:
Berechnung der Kosten. Beim Gesamtkostenverfahren stellt ihr euren Umsatzerlösen alle Kosten gegenüber, die in eurer Produktion entstanden sind. Also für alle fertigen und unfertigen Produkte, die während des Abrechnungszeitraums hergestellt wurden. Beim Umsatzkostenverfahren spielen nur die Kosten für tatsächlich verkaufte Produkte eine Rolle. Die Kosten für alle Produkte, die noch gefertigt werden bzw. in eurem Lager liegen, müsst ihr nicht in die Berechnung mit einbeziehen.
Gruppierung der Kosten. Zudem werden die Kosten bei den beiden Verfahren unterschiedlich gruppiert. Beim Gesamtkostenverfahren teilt ihr die Kosten nach Kostenarten ein. Also beispielsweise Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungen etc. Beim Umsatzkostenverfahren gruppiert ihr nach Kostenstellen: zum Beispiel Produktion, Verwaltung, Vertrieb etc. Das bedeutet: Um das Umsatzkostenverfahren nutzen zu können, müsst ihr in eurem Unternehmen zuvor Kostenstellen einrichten und sämtliche Rechnungen diesen Stellen zuordnen.
Welches Verfahren das richtige für euch ist, kommt ganz darauf an. Das Gesamtkostenverfahren ist weniger aufwändig zu berechnen, da ihr keine Kostenstellen ausweisen müsst. Somit spart ihr einiges an Bürokratie. Das Umsatzkostenverfahren hat dagegen den Vorteil, dass ihr genau seht, wie viel euch die Produkte gekostet haben, die ihr während des Abrechnungszeitraums verkauft habt. Daher wird das Umsatzkostenverfahren oft von größeren Unternehmen mit eigener Buchhaltung verwendet.
Brutto- oder Nettorechnung
Zudem habt ihr die Wahl, ob ihr eure Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Brutto- oder nach dem Nettoprinzip erstellt.
Bei der Bruttorechnung müsst ihr alle Aufwendungen und Erträge einzeln angeben und dürft sie nicht miteinander verrechnen. Ein Beispiel: Ihr habt 2.000 Euro an Zinsen eingenommen und 1.600 Euro an Zinsen bezahlt. In diesem Fall gebt ihr bei Zinserträge 2.000 Euro an, bei Zinsaufwendungen 1.600 Euro.
Entscheidet ihr euch für die Nettorechnung, könnt ihr diese Beträge miteinander verrechnen. Ihr zieht die Aufwendungen von den Erträgen ab und erhaltet einen Überschuss von 400 Euro. Diesen tragt ihr dann bei Zinserträgen ein.
Die Nettorechnung ist nur bei kleinen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften erlaubt. Große Kapitalgesellschaften sind zur Bruttorrechnung verpflichtet.
Welches GuV-Format das richtige für euch ist, hängt also hauptsächlich von der Rechtsform und der Größe eures Unternehmens ab. Falls ihr nicht sicher seid, was auf euch zutrifft, empfehlen wir euch eine Rechtsexpert*in eures Vertrauens aufzusuchen.
Ihr wollt eine formlose GuV einfach und schnell selbst erstellen? Dann ladet einfach unsere Vorlagen herunter.