Die meisten Privatpersonen nutzen E-Mail-Adressen wie diegomull@gmx.de oder fionagray@gmail.com. Das sind Adressen mit der Domain-Endung eines Anbieters wie GMX oder Gmail. Für eure geschäftlichen Zwecke empfehlen wir jedoch eine eigene Domain – also beispielsweise diegomull@meinshop.de.
Da das E-Mail-Programm Gmail mit 10–20 Prozent Marktanteil auf Platz zwei nach Apple liegt, ist es wenig verwunderlich, dass viele von euch auch Gmail als Hosting-Anbieter für die E-Mail-Adresse nutzen. Wie ihr nun beides kombiniert und Gmail mit einer eigenen Domain einrichtet, zeigen wir euch in diesem Artikel.
Wieso Gmail mit eigener Domain nutzen?
Was wirkt auf euch professioneller, wenn ihr Kontakt zu einem Unternehmen aufnehmt? Eine vermutlich private Adresse wie diegomull@gmx.de oder eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain wie diegomull@meinshop.de? Genau deswegen ergibt es Sinn, eine eigene Domain zu nutzen – damit wirkt eine Mail viel professioneller als eine generische Adresse.
Gmail ist dabei eine gute Wahl: Auf dem deutschen Markt ist der E-Mail-Dienst mit 35,7 Prozent Marktanteil der beliebteste, zudem bietet euch Google eine gute Infrastruktur und eine große Community, falls es einmal Probleme gibt.
So stärkt ihr die Markenkonsistenz und kreiert vor allem Vertrauen bei euren Kund*innen. Kommen eure Mails über eine private Adresse, wirkt das oft unseriös und eure Empfänger*innen möchten im schlimmsten Fall eure als Spam-Mails eingestuften Nachrichten loswerden.
Gmail mit eigener Domain einrichten: Das sind die Voraussetzungen
Bevor ihr mit der Verknüpfung beziehungsweise Umwandlung loslegen könnt, braucht ihr ein paar Dinge – in erster Linie natürlich eine eigene Domain, zum Beispiel „meinefirma.de“, wie wir sie auch bei Jimdo für euch anbieten. Zusätzlich benötigt ihr Zugriff auf Google Workspace (früher G Suite) oder Google Domains, um Gmail mit eurer Domain zu verknüpfen und das E-Mail-Postfach später nutzen zu können.
Noch keine Domain gekauft? Wichtig aus unserer Sicht: Haltet sie kurz, der Namen sollte einprägsam sein und natürlich zu euch oder eurer Marke passen. „meinshop.de“ ist deutlich besser als „cooler-shop-für-kerzen-und-dekoartikel.de“. Wenn ihr direkt eine Website erstellen möchtet, ist Jimdo euer perfekter Partner für die Domain!
4 Schritte: Gmail mit eigener Domain einrichten
Habt ihr eure eigene Domain registriert? Super! Dann seid ihr jetzt bereit, Gmail dafür einzurichten – dazu braucht es nur vier Schritte, die wir euch im Detail erklären.
1. Bei Google Workspace anmelden
Um loszulegen, erstellt ihr zuerst ein Google Workspace-Konto. Der Dienst ist speziell für Selbstständige, Unternehmer*innen und Freiberufler*innen gedacht.
Geht auf die Google Workspace-Website und klickt auf „Jetzt Starten“. Ihr werdet aufgefordert, verschiedene Informationen einzugeben:
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Name des Unternehmens
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Anzahl der Nutzer*innen
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Region
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Kontaktdaten
Im nächsten Schritt wird es spannend: Hier müsst ihr „Mit bestehender Domain einrichten“ anklicken.
Tipp: Theoretisch könnt ihr auch in diesem Schritt direkt über Google eine Domain kaufen. Klickt dafür auf „Neue benutzerdefinierte Domain erhalten“.
Gebt anschließend den Domainnamen eures Unternehmens ein, beispielsweise „meinshop.de“ und verwendet diesen für die Erstellung des Kontos. Schließt anschließend die Registrierung ab, indem ihr die weiteren Angaben und einen passenden Tarif auswählt.
2. Domain verifizieren
Nach der Anmeldung müsst ihr eure eigene Domain verifizieren, um zu bestätigen, dass sie euch gehört. Google stellt euch hierfür DNS-Einträge (TXT- oder CNAME-Records) zur Verfügung, die ihr bei eurem Domainanbieter hinterlegen müsst.
Loggt euch dafür bei eurem Domainanbieter – zum Beispiel Jimdo – ein und fügt die entsprechenden Verifizierungseinträge hinzu. Nicht wundern: Oft dauert es ein paar Minuten, bis Google die Domain bestätigt hat.
Tipp: Falls ihr eine genauere Anleitung benötigt, wie das funktioniert, werft einen Blick auf die Google-Hilfe.
3. MX-Einträge zum E-Mail-Empfang konfigurieren
Damit eure E-Mails über eure Domain an Gmail weitergeleitet werden können, müsst ihr die MX-Einträge (Mail Exchange Records) eurer Domain konfigurieren. Google gibt euch eine Liste von MX-Einträgen, die ihr bei eurem Domainanbieter eintragen müsst. Diese weisen eure Domain an, E-Mails über die Google-Server zu senden und zu empfangen.
Je nach Domain-Registrar unterscheidet sich der Vorgang leicht, das gilt auch für Schritt 2. Hier hilft euch der Google-Support mit detaillierten Anleitungen weiter. Hier findet ihr auch den Link zum Google Workspace-Einrichtungstool.
Tipp: Solange die Änderungen nicht aktiv sind, funktioniert die Weiterleitung der E-Mails nicht. Am besten führt ihr den Schritt also aus, wenn ihr nicht viele E-Mails erwartet.
4. E-Mail-Adresse(n) mit eurer Domain erstellen
Erledigt? Damit seid ihr fast fertig und könnt jetzt eure erste E-Mail-Adresse mit eurer Domain einrichten. Geht in das Admin-Dashboard von Google Workspace und fügt die benötigten Nutzer*innen hinzu – jede*r braucht dafür ein eigenes Google Workspace-Konto, um später das E-Mail-Postfach zu nutzen.
Typische Fehler bei der Einrichtung
Bei der Einrichtung kommt es immer wieder zu Fehlern, da der Prozess auch ein paar technischere Schritte erfordert. Hier sind die häufigsten Probleme und wie ihr sie vermeiden könnt:
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Fehler bei der Domain-Verifizierung: Wenn die Verifizierung nicht klappt, liegt das in der Regel an fehlerhaften oder unvollständigen DNS-Einträgen. Prüft hier, ob ihr die von Google bereitgestellten Einträge ohne Fehler übernommen habt. Meist sind kleine Buchstaben- oder Zahlendreher der Grund für den Fehler.
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Probleme mit den MX-Einträgen: Kommen eure E-Mails nicht an? Die Ursache liegt in diesem Fall größtenteils an falsch konfigurierten oder fehlenden MX-Records. Werft auch hier einen Blick darauf, ob alle Einträge korrekt eingetragen und die Prioritäten wie von Google empfohlen gesetzt sind.
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E-Mails werden nicht gesendet oder empfangen: Falls die Einträge alle korrekt sind, euer E-Mail-Verkehr aber dennoch nicht funktioniert, kann es an einer noch nicht abgeschlossenen DNS-Propagation (also die Verarbeitung der Änderungen im Hintergrund) liegen. Änderungen in den DNS-Einstellungen dauern nämlich stellenweise bis zu 48 Stunden, bis sie wirksam sind.
Tipp: Kommt ihr nicht weiter? Kontaktiert am besten den Google Workspace-Support – hier wird euch in der Regel von der Mailserver-Einrichtung bis zur Domain-Verifizierung geholfen.
Fazit: Eine eigene Domain ist immer professioneller als Gmail-Adresse
Eine E-Mail-Adresse mit eurer eigenen Domain ist immer professioneller. Am Anfang genügt als Selbstständige*r möglicherweise noch eine seriöse, private Adresse – je mehr ihr jedoch in den Kundenkontakt kommt und spätestens bei den ersten eigenen Mitarbeiter*innen braucht es E-Mail-Adresse mit eigener Domain. Gmail beziehungsweise Google Workspace sind in diesem Zusammenhang eine gute Adresse – im wortwörtlichen Sinne. Viel Erfolg beim Einrichten!