Ihr kennt es, wir kennen es, jede:r kennt es: nervige Spam-Mails. Bei der Flut an E-Mails, die Tag für Tag in unseren Postfächern eintrudeln, sind auch viele dabei, die wir gar nicht bekommen möchten. Manchmal nimmt der Spam auch Überhand. Das verwundert nicht beim Anteil der Spam-Mails am gesamten E-Mail-Verkehr – der liegt nämlich bei 46,8 Prozent.
Damit ihr nicht zwischen hunderten Spam-Mails die Nachrichten eurer Kund*innen filtern müsst, zeigen wir euch in diesem Artikel die besten Methoden und Strategien, um Spam-Mails loszuwerden.
Definition: Was sind Spam-Mails?
Spam-Mails sind unerwünschte Nachrichten, die in der Regel in großen Massen an viele verschiedene Empfänger*innen gesendet werden – meist ohne deren Einverständnis. Die Ziele dahinter: Produkte bewerben, persönliche Informationen zu phishen, also auf illegale Weise zu sammeln, oder Malware (Schadsoftware) zu verbreiten.
Eine Spam-Mail erkennt ihr heutzutage oft schnell an irreführenden Betreffzeilen, nicht angeforderten oder irrelevanten Inhalten und der Absicht, dass ihr irgendetwas machen müsst – etwa Geld überweisen, Daten eingeben, einen Link anklicken oder einen Anhang herunterladen.
Welche Arten von Spam-E-Mails gibt es?
Spam-E-Mails, auch Junk-E-Mails genannt, kommen dabei in allen möglichen Formen. Die übergeordneten Kategorien sind:
Phishing-Mails: Diese Nachrichten versuchen, sensible Informationen wie eure Passwörter, Bank- oder Kreditkartendaten zu stehlen. Sie täuschen oft vor, ein Bankinstitut oder Zahlungsdienstleister zu sein. Daher besondere Vorsicht vor dieser Spam-Mail.
Werbemails: Solche E-Mails bekommt ihr sicherlich mehrmals die Woche. Hier möchten euch Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen verkaufen. Oft harmlos, aber trotzdem unerwünscht.
Malware-Mails: Diese Spam-Form enthält bösartige Software, die euer System, wie Smartphone oder Laptop, infizieren soll. Sie können als Anhang oder als Link zu einer schädlichen Website kommen.
Scam-Mails: Solchen Spam erkennt ihr normalerweise blind. Die berühmten „Sie haben 1,5 Milliarden US-Dollar Ihrer verschollenen Großmutter aus Malaysia geerbt“-Mails sind klassische Scam-Mails. Hier versuchen die Betrüger*innen, durch Täuschung an euer Geld zu kommen.
Als Unternehmer*in solltet ihr um jeden Preis vermeiden, dass eure E-Mails als Spam jeglicher Art klassifiziert wird. Dabei hilft eine vertrauenswürdige Domain und Website – die erhaltet ihr beispielsweise mit einer Jimdo Website als Verein oder auch Coach. Dazu tragen auch die Jimdo Sicherheitsinformationen bei.
So kommen Spammer*innen an eure E-Mail-Adresse
Rund 20 Prozent erhalten mehr als 20 Newsletter mit Werbeinhalten pro Woche. Oft haben sie sich dafür angemeldet, manchmal ist es auch reiner Spam. Bei letzterem und anderen Spam-Mail-Varianten kommen die Absender*innen irgendwie an eure E-Mail-Adressen.
Das geschieht oft über drei Wege:
Beim E-Mail-Harvesting werden das Internet und spezifische Websites von Spammer*innen nach E-Mail-Adressen durchsucht, die öffentlich zugänglich sind.
Nicht selten sind Datenpannen eine Ursache. Durch Hacks und Leaks von Unternehmensdatenbanken werden so Adressen erbeutet.
Der letzte Grund ist harmlos – öffentlich zugängliche Informationen. Eure E-Mail-Adresse könnte etwa auf Social Media oder natürlich eurer Website oder Onlineshop zu finden sein.
Spam-Mails loswerden: 8 Tipps, die funktionieren
Spam-Mails sind lästig – keine Frage. Glücklicherweise gibt es effektive Strategien, um diese unerwünschten Nachrichten zu minimieren. Wir geben acht hilfreiche Tipps an die Hand.
1. Nutzt verschiedene E-Mail-Adressen
Nur mal schnell ein spannendes Whitepaper downloaden? In einem Forum anmelden, um die neuesten Branchennews mitzulesen? Für solche Vorhaben lohnt es sich, eine zweite (oder x-te) E-Mail-Adresse zuzulegen.
Vermeidet, eure geschäftliche Haupt-E-Mail-Adresse für öffentliche Anmeldungen wie einen Newsletter zu nutzen. So schützt ihr eure wichtige, primäre Adresse vor unerwünschten Nachrichten und Spammer*innen.
2. Meldet euch von Newslettern und Listen ab
Ein sehr einfacher Schritt beim Umgang mit unerwünschten Newsletter-E-Mails, die von seriösen Absender*innen stammen, aber trotzdem nerven: Meldet euch ab!
Obwohl es verlockend sein kann, solche E-Mails direkt als Spam zu markieren oder zu löschen, hilft eine Abmeldung. Das mag zwar kurz ein paar Sekunden oder eine knappe Minute Zeit kosten, sorgt aber dafür, dass ihr sicherlich keine weiteren Spam-Mails mehr enthaltet.
Tipp: Für eine schnellere Verwaltung könnt ihr auch Tools wie Clean Email verwenden. Diese vereinfachen den Abmeldeprozess und helfen euch, eure Abonnements zu überblicken.
3. Markiert Spam-E-Mails
Wenn ihr nach der Abmeldung weiterhin Spam von einer bestimmten Quelle erhaltet, markiert diese E-Mails als Spam. Das geht im Normalfall direkt in eurem E-Mail-Client.
Tipp: Wenn das Problem anhält, könnt ihr die Spammer*innen auch bei eurem E-Mail-Anbieter melden – das hilft genauso wie eine Spam-Website oder eine Phishing-Website zu melden.
4. Antwortet nicht auf Spam-Mails
Falls ihr merkt, dass es sich bei einer bestimmten E-Mail um Spam handelt – antwortet auf keinen Fall darauf. Eine Antwort könnte dazu führen, dass eure E-Mail-Adresse entsprechend positiv von Betrüger*innen eingestuft wird.
5. Verbessert eure E-Mail-Sicherheit
Ein wichtiger Schritt zur Absicherung eurer E-Mail-Konten ist es, starke Passwörter zu erstellen. Aktiviert auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um eure Accounts gegen unbefugten Zugriff zu schützen. So schützt ihr euch davor, dass Fremde Zugang zu euren E-Mail-Konten erhalten.
Tipp: Achtet darauf, dass ihr unterschiedliche Passwörter für eure E-Mail-Konten (und andere Dienste) verwendet!
6. Nutzt Spam-Filter
Die meisten E-Mail-Clients, allen voran die viel verwendeten Gmail und Outlook, haben eingebaute Spam-Filter, die ihr individuell konfiguriert könnt. Nehmt euch die Zeit, diese Filter korrekt einzustellen, damit jede Spam-E-Mail wirkungsvoll blockiert wird und gleichzeitig wichtige E-Mails nicht fälschlicherweise aussortiert werden.
Tipp: Wie ihr den Spamfilter in eurem E-Mail-Konto aktiviert, erklären wir euch in einem separaten Beitrag.
7. Nutzt individuelle E-Mail-Filter
Für eine noch gezieltere Kontrolle könnt ihr auch eigene Spam-Mail-Filter einrichten. Diese Filter sortieren eingehende E-Mails automatisch oder archivieren sie – je nachdem, nach welchen Kriterien (etwa Absender*in oder bestimmte Schlüsselwörter) ihr sie konfiguriert habt.
Erhaltet ihr beispielsweise jeden Tag Spam von einer bestimmten Absenderdomain, könntet ihr eine Spam-Filter-Regel erstellen, dass diese automatisch, als Spam klassifiziert wird.
8. Unerwünschte E-Mails und Absender*innen blockieren
Solltet ihr regelmäßig Junk-E-Mails von einigen Absender*innen erhalten, nutzt die Blockierfunktion eures E-Mail-Clients. Eine Spam-E-Mail solltet ihr am besten melden und blockieren. Das verhindert, dass deren Nachrichten überhaupt erst euren Posteingang erreichen und ihr so unerwünschte E-Mails vorfindet.
Tipp: Verwaltet eure Liste blockierter Absender*innen regelmäßig. Es kann auch vorkommen, dass ein eigentlich erwünschter Kontakt darauf landet. Auch eine Safelist kann helfen, das zu vermeiden.
Anti-Spam-Tools, um Spam-E-Mails in den Griff zu bekommen
Manchmal wächst einem der Spam über den Kopf beziehungsweise den Posteingang. Wenn alle vorgeschlagenen Maßnahmen scheitern, können externe Anti-Spam-Tools oder Spam Filter helfen. Eine kleine Auswahl zur Bekämpfung der Spam-E-Mail:
SpamAssassin: Kostenloses Open-Source-Tool mit verschiedenen Filterregeln, um Spam zu erkennen und zu blockieren.
Mailwasher: Unterstützt mehrere E-Mail-Accounts und bietet eine intuitive Oberfläche.
SpamTitan: Cloud-basierter, kostenpflichtiger Spamfilter, der speziell für Unternehmen entwickelt wurde.
Clean Email: Anti-Spam der etwas anderen Art, eher ein Tool zur E-Mail-Verwaltung, das automatisierte Regeln zum Sortieren und Aufräumen eures Posteingangs anwendet.
Fazit: Unerwünschte Spam-E-Mail melden und blockieren
Spam-Mails können belasten – vor allem, wenn ihr gerade mit der Arbeit in eurer Selbstständigkeit oder eurem Onlineshop genug andere Baustellen habt. Mit den genannten Tipps und dem Einsatz geeigneter Tools könnt ihr jedoch so gut es geht vermeiden, dass ihr nur noch mit Blockieren und Melden beschäftigt seid.