Ein Vertrag ist das Fundament einer jeden Geschäftsbeziehung. Er gibt euch Rechtssicherheit im Fall von zahlungsunfreudigen Kunden und schützt euch auch vor anderen Risiken, welche die Selbstständigkeit so mit sich bringt. Darüber hinaus hilft er euch dabei:
- Klare Erwartungen zu definieren, bevor ihr mit der Arbeit loslegt.
- Einwände des Kunden in Bezug auf Bezahlung, Fristen, Revisionen vorab zu klären.
- Zusätzliche Arbeit, die nicht im ursprünglichen Projektumfang enthalten war, in Rechnung zu stellen
Dieser Beitrag gibt allgemeine Tipps, stellt aber keine Rechtsberatung dar. Prüft bitte unbedingt die für euch geltende Gesetzeslage und wendet euch gegebenenfalls an einen Rechtsexperten.
In diesem Artikel behandeln wir folgende Aspekte rund um das Thema Verträge für Freiberufler und freie Mitarbeiter:
Braucht jeder Freiberufler einen Vertrag?
Um eure Dienste anzubieten, braucht ihr nicht unbedingt einen Vertrag. Aber ohne einen Vertrag gehen ihr oder euer Kunde ein großes finanzielles Risiko ein, falls ein Projekt nicht nach Plan verlaufen sollte.
Ihr braucht eventuell keinen Vertrag, wenn:
- Eure freiberufliche Tätigkeit nur ein Hobby für euch ist.
- Ihr nicht auf euer Einkommen als Freiberufler angewiesen seid, um eure Rechnungen zu bezahlen.
- Ihr meist kleine, kurzfristige Projekte annehmt, die nicht viel Geld kosten.
Auf jeden Fall wird ein Vertrag empfohlen, wenn:
- Eure freiberufliche Tätigkeit euer Vollzeitjob ist.
- Ihr auf euer Einkommen als Freiberufler angewiesen seid, um eure Rechnungen zu bezahlen.
- Ihr an umfangreichen Projekten arbeitet, deren Fertigstellung Wochen oder Monate dauern kann.
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Welche Klauseln sollten laut Experten in eurem Freelancer-Vertrag stehen?
Was ihr in euren Vertrag aufnehmen solltet, hängt davon ab, wie ihr grundsätzlich arbeiten möchtet. Benötigt ihr für jedes eurer Projekte einen eigenen Vertrag? Oder bietet ihr euren Kunden einen Rahmenvertrag an, der alle Jobs abdeckt, dir ihr für sie erledigt? Oder habt ihr allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) denen eure Kunden zuallererst zustimmen müssen?
Dennoch gibt es laut Experten einige unverzichtbare Klauseln, die in keinem Freelancer-Vertrag fehlen sollten. Für branchenspezifische Einzelheiten sollten ihr aber unbedingt einen Rechtsexperten konsultieren.
Unverzichtbare Bestandteile eines Vertrags für Freiberufler
- Eure Preise und Zahlungsbedingungen
- Strafen für Zahlungsverzug
- Unvorhergesehene Zusatzarbeit (Scope Creep!)
- Urheberrecht und Eigentum an eurer Arbeit
- Nutzung eurer Arbeit für euer Portfolio
- Widerrufsbelehrung und Ausfallhonorar
- Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit oder Verletzung
- Änderungen und Überarbeitungen
- Euer Status als Auftragnehmer
- Euer Hauptansprechpartner
1 Eure Preise und Zahlungsbedingungen
In diesem Abschnitt wollen wir festlegen, wie viel ihr verdienen wollt und wann ihr bezahlt werden möchtet. Wollt ihr eine Anzahlung bei Beauftragung, eine vollständige Zahlung im Voraus oder wird es mehrere Zahlungen im Laufe des Projekts geben? Bei freiberuflichen Autoren ist es oft üblich, die Hälfte bei Beauftragung zu bekommen und den Rest nach Abschluss des Projekts. Somit bleiben sie finanziell flüssig und haben einen Puffer, falls ein Kunde aus irgendeinem Grund aus einem geplanten Projekt aussteigt.
„Warum soll ich im Voraus bezahlen?“
Dies ist ein häufiger Einwand, den ihr von Kunden zu hören bekommt, die nicht für Arbeit zahlen möchten, die ihr noch nicht geliefert habt. Denkt vor eurem Verkaufsgespräch über Folgendes nach: Wenn ihr als Freiberufler arbeitet, ist letztlich eure Zeit das Produkt, für das eure Kunden bezahlen – und die ist nur begrenzt. Mit einer Anzahlung oder einer vollständigen Zahlung im Voraus reservieren eure Kunden einen Platz in eurem Terminplan. Bucht ein Kunde seinen Platz nicht im Voraus, könnt ihr nicht garantieren, dass ihr an seinem Projekt arbeiten könnt, wenn er euch braucht. Denn dann habt ihr diese Verfügbarkeit jemand anderem zugewiesen.
2 Strafen für Zahlungsverzug
Was passiert, wenn ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt? Eine Möglichkeit ist, Verzugszinsen zu erheben, um Kunden zum schnellen Bezahlen der Rechnung zu motivieren. Zum Beispiel 5 Prozent für alle zwei Wochen in denen der Kunde nicht bezahlt.
Doch bevor ihr Verzugszinsen erhebt, müsst ihr eure Kunden darüber informieren. Schreibt sie also in euren Vertrag und stellt sicher, dass sie auch angemessen sich – 50 Euro Strafe bei einem 100 Euro Projekt sind es definitiv nicht! Alternativ könnt ihr auch einen Rabatt für Kunden anbieten, die besonders schnell bezahlen.
3 Unvorhergesehene Zusatzarbeit (Scope Creep)
Bietet ihr euren Kunden einen Pauschalpreis und rechnet nicht eure einzelnen Stunden ab, stellt sich die Frage: “Was passiert, wenn es plötzlich mehr Arbeit wird?” Im Englischen wird das oft als “Scope Creep” bezeichnet. Das bedeutet, dass die Anforderungen des Projekts auf einmal weit über das ursprüngliche Konzept hinausgehen. Für Freelancer heißt das im Regelfall, dass euer Kunde mehr Arbeit für das gleiche Geld euch erwartet.
Daher ist es immer eine gute Idee, in eurem Vertrag genau festzulegen, was euer Kunde von euch bekommt. Schreibt auch dazu, wie ihr mit zusätzlicher Arbeit umgehen wollt – werdet ihr diese pro Stunde abrechnen oder eine neue Projektgebühr verlangen?
4 Urheber- und Nutzungsrechte
Wem gehört eure Arbeit? Als Angestellter gehört diese im Normalfall eurer Firma – egal, ob das Fotos von Betriebsfeiern oder Ideen sind, die euch in Meetings einfallen. Als Freiberufler gehört euch eure Arbeit selbst, ihr seid der Urheber. Doch im Regelfall übertragt ihre eurem Kunden die Nutzungsrechte dafür. An welchem Punkt genau diese Übertragung stattfindet (wenn überhaupt) sollte in eurem Vertrag verankert sein. Wenn ihr beispielsweise euer fertiges Produkt überreicht, nachdem der Kunde bezahlt hat oder an einem ganzen andern Punkt.
Legt auch fest, was genau eure Kunden am Ende nutzen können. Nur euer finales Produkt oder auch jede Idee, die ihr während des Projekts vorgeschlagen habt? Seid ihr euch unsicher, empfiehlt sich ein Blick ins deutsche Urheberrecht oder ein Plausch mit eine Rechtsexperten eures Vertrauens.
5 Nutzung eurer Arbeit für euer Portfolio
Euer bisherigen Arbeiten zu präsentieren, ist der beste Weg, neue Kunden zu gewinnen. Doch wenn ihr Arbeiten verwenden wollt, die ihr für eure Kunden erledigt habt, müsst ihr zunächst um Erlaubnis fragen. Ihr könnt auch in eurem Vertrag pauschal festlegen, dass ihr Auszüge eurer Arbeit für Marketing und Eigenwerbung nutzen dürft.
Dennoch solltet ihr dies mit jedem eurer Kunden einzeln abklären – das gebietet bereits die Höflichkeit. Das sollte keine große Überraschung für eure Kunden sein, denn die meisten haben euch sicherlich aufgrund eures Portfolios engagiert.
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6 Kündigungsfrist und Ausfallhonorar
Was passiert, wenn ein Kunde überraschend abspringt – entweder vor Projektbeginn oder mittendrin? Das sollte in eurem Vertrag geregelt sein. Lasst ihr Absagen ohne weiteres zu oder behaltet ihr zum Beispiel euren Vorschuss ein. Habt ihr einen Vertrag über eine längere Laufzeit vereinbart, darf eine Aussage über die Kündigungsfrist nicht fehlen. Diese kann je nach Vertrag zwischen 30 Tagen und sechs Monaten lang sein.
Ein Ausfallhonorar wird dann fällig, wenn ihr bereits mitten in der Arbeit steckt und der Kunde das Projekt ganz ohne eure Schuld absagt. Meist beträgt das Honorar einen gewissen Prozentsatz des vollen Preises und deckt so zumindest einen Teil der Zeit ab, die ihr bereits investiert habt. Das kann euch vor allem dann eine große Hilfe sein, wenn ein Kunde ein Projekt kurzfristig absagt und ihr keine weiteren Aufträge in der Pipeline habt.
7 Arbeitsunfähigkeit bei Krankheit oder Verletzung
Ganz egal, wie gesund ihr im Regelfall sein, mit einer unerwarteten Krankheit oder Verletzung müsst ihr immer rechnen. Nicht nur bei euch, auch was Angehörige angeht, um die ihr euch im Krankheitsfall kümmern müsst. In solch einer Situation ist Arbeit das Letzte, womit ihr euch belasten möchtet. Daher ist es besonders wichtig, euren Arbeitsausfall mit einer entsprechenden Klausel zu regeln. Zum Beispiel könnt ihr euch das Recht vorbehalten, euren Auftrag an einen anderen Freelancer weiterzugeben, die Deadline entsprechen anzupassen oder dem Kunden sein Geld (zumindest teilweise) zurückzuzahlen.
Unabhängig von Vertragsklauseln lohn es sich, wenn ihr für den Ernstfall vorsorgt. Indem ihr zum Beispiel jeden Monat ein wenig Geld für eure eigene “Krankenkasse” zur Seite legt oder eine private Zusatzversicherung abschließt, die euch früher Krankengeld bezahlt.
8 Änderungen und Überarbeitungen
Jeder hat schon einmal Arbeit übermittelt, nur um festzustellen, dass ein Kunde mit endlosen Anmerkungen und Änderungswünschen daher kommt. Ohne einen entsprechenden Absatz in eurem Vertrag geratet ihr leicht in die “Falle der endlosen Verbesserungen”. Legt daher fest, wie viele Änderungsschleifen in eurem Preis inbegriffen sind und wie viel weitere Änderungen kosten. Bei vielen Freelancern ist beispielsweise eine Änderungsschleife üblich. Alles, was darüber hinausgeht, wird pro Stunde abgerechnet.
Legt auch eine Frist fest, innerhalb der Änderungen an euch übermittelt werden sollen. Damit verhindert ihr, dass euer Kunde Wochen später an euch herantritt, wenn ihr bereits an einem neuen Auftrag sitzt.
9 Euer Status als Auftragsnehmer
Als Freiberufler seid ihr kein Angestellter und habt nicht das Anrecht auf dieselben Benefits wie Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder bezahlter Urlaub. Dennoch kommt es vor, dass manche Kunden euch wie ihre Angestellten behandeln. Euer Vertrag sollte daher festlegen, was es für euch bedeutet, ein unabhängiger Vertragspartner zu sein. Zum Beispiel, dass ihr eure Zeit selbst einteilen und Deadlines setzen könnt oder auch für andere Kunden arbeiten dürft.
10 Euer Hauptansprechpartner
Hierbei handelt es sich nicht unbedingt um eine Vertragsklausel, doch einen Ansprechpartner festzulegen, wird euch die Zusammenarbeit um einiges leichter machen. Eine Person auf Kundenseite, die für die Kommunikation mit euch zuständig ist, eure Arbeit überprüft und sich um eure Rechnungen kümmert, sorgt für schnellere Prozesse. Das ist besonders wichtig, wenn ihr mit großen Firmen zusammenarbeitet und mit verschiedenen Kontaktpersonen zu tun habt.
Tipps für Freelancer-Verträge
- Einfache und korrekte Sprache. Niemand liest gerne lange, verwirrende Verträge. Ist euer Vertrag verständlich formuliert, sagen eure Kunden eher zu.
- Sucht euch professionelle Unterstützung. Es gibt viele Vorlagen für Verträge im Internet, doch es gibt keinen Ersatz für eine Expertenmeinung. Habt ihr eine erste Fassung eures Vertrags, könnt ihr sie von einem Rechtsexperten überprüfen lassen.
- Aktualisiert euren Vertrag regelmäßig. Selbstständig zu sein, ist ein Abenteuer, das euch ständig mit neuen Stolpersteinen konfrontiert. Jedes Mal, wenn ihr auf die Nase fliegt, lernt ihr etwas Neues, was ihr in euren Vertrag aufnehmen könnt.
Wie ihr mit einem Vertragsbruch umgeht
- Kommuniziert immer schriftlich. Auf Abmachungen zu verweisen, geht viel einfacher, wenn ihr sie schwarz auf weiß habt. Falls eine Kundenbeziehung also mal den Bach runtergehen sollte, dann vermeidet Telefongespräche und nutzt stattdessen E-Mails. Obendrein bleibt ihr dadurch leichter sachlich und vermeidet Ausraster am Telefon.
- Beharrt auf euren Rechten. Ihr habt einen Vertrag und ggf. jedes Recht, euch darauf zu berufen. Schließlich führt ihr euer eigenes Business und braucht euch nicht von wütenden Kunden herumschubsen zu lassen.
- Lasst euch rechtlich beraten. Euer Vertrag gibt euch zwar ein gewisses Maß an Sicherheit, doch wenn euer Kunde ihn einfach ignoriert, geht nichts über einen ordentlichen Rechtsbeistand. Dieser kann euch auf lange Sicht viel Ärger ersparen.
Denkt immer daran: Euer Vertrag ist niemals final. Ihr könnt ihn jederzeit verbessern und an die Bedürfnisse eures Business anpassen.
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