Quand on gère sa propre entreprise, tout ne se passe pas forcément comme on le souhaiterait et on est parfois contraint de réduire les coûts. Comme beaucoup d’entrepreneurs, vous êtes sûrement dans cette situation en ce moment même.
Vous ne savez pas par où commencer ? Vous disposez sans doute de plus d’options que vous ne le croyez. Que vous cherchiez à diminuer vos dépenses de façon temporaire ou à long terme, sachez que les changements même les plus infimes peuvent se traduire par d’importants résultats.
Dans cet article, nous traiterons de trois questions clés qui vous aideront à élaborer une stratégie budgétaire, et partagerons ensuite avec vous nos conseils pour faire des économies.
- Combien de temps avez-vous pour redresser la barre ?
- Avez-vous besoin de faire des économies temporaires ou à long terme ?
- Quelles sont vos dépenses nécessaires ?
- 20 idées pour réduire les coûts d’une PME
Nous ne sommes en aucun cas des conseillers financiers. Cet article a simplement vocation à vous fournir des propositions pour vous aider à réduire les coûts de votre activité. Toute décision doit être prise en fonction de la connaissance que vous avez de votre entreprise. En cas de doute, nous vous recommandons de faire appel à un conseiller financier professionnel.
Combien de temps avez-vous pour redresser la barre ?
Pour prendre de bonnes décisions, il est impératif de commencer par dresser un calendrier réaliste.
- Combien de temps durera la réserve financière de votre entreprise ?
Regardez le solde sur votre compte bancaire et calculez combien de temps votre entreprise peut continuer à fonctionner grâce à vos fonds actuels et vos sources de revenu restantes.
- Votre situation financière va-t-elle évoluer?
Peut-être devez-vous toucher des aides ou arrivez-vous bientôt à la saison qui correspond à votre pic d’activité ? Étudiez l’évolution de vos chiffres d’affaires les années précédentes, que vous ayez une boutique en ligne ou physique. Vous remarquerez certainement des phases d’augmentation des ventes à certaines périodes de l’année.
Avez-vous besoin de faire des économies temporaires ou à long terme ?
Appuyez-vous sur vos réponses aux questions précédentes. Elles vous aideront à décider de l’axe selon lequel vous devez orienter votre stratégie :
- Tenir jusqu’à ce que la situation s’améliore : votre entreprise se porte plutôt bien et vous toucherez bientôt d’autres revenus. Vous avez néanmoins besoin de réduire temporairement vos dépenses afin que votre entreprise tienne le coup d’ici là.
- Mettre en place des changements structurels : les coûts du fonctionnement de votre entreprise sont élevés, d’une façon générale. Vous n’avez donc pas l’occasion d’alimenter votre réserve financière. Si vous êtes dans cette situation, vous devriez peut-être envisager une réduction des coûts permanente.
Quelles sont vos dépenses nécessaires ?
Quels coûts sont absolument indispensables au fonctionnement de votre entreprise ? Par exemple, vous n’avez peut-être pas besoin de cet abonnement premium à une plateforme d’e-learning. À l’inverse, vous ne pouvez sans doute pas vous passer d’une connexion internet. Toutes les entreprises ont des dépenses qui ne sont, certes, pas strictement nécessaires, mais qui facilitent tout de même leur activité.
Si vous envisagez des coupes budgétaires radicales, vous devriez d’abord regarder quelles dépenses permettent à votre entreprise d’exister. Tout ce qui est appréciable, mais pas indispensable, peut en théorie être éliminé.
Vous avez du mal à déterminer quels éléments sont seulement « appréciables » ? Posez-vous simplement les questions suivantes : combien de temps pourriez-vous gérer votre entreprise sans cet élément ? Que se passerait-il si vous deviez vous en passer ?
Évidemment, les besoins diffèrent selon le secteur d’activité et l’entreprise elle-même. Une fois que vous avez dressé votre liste, étudiez chacun des éléments et demandez-vous si vous pouvez :
- Réduire
- Diviser
- Remplacer par une option moins chère
- Remplacer par une option gratuite
- Limiter au strict nécessaire
Astuce : cet article traite des coûts pouvant être réduits mais, parallèlement, êtes-vous sûr d’avoir établi des tarifs suffisamment élevés ? Si vous ne savez pas comment vous y prendre, ne manquez pas nos conseils pour vous aider à fixer des honoraires rentables.
20 idées pour réduire les coûts d’une PME
Dépenses récurrentes et charges d’exploitation
Pour la plupart des entreprises, ce sont les dépenses récurrentes, et non occasionnelles, qui représentent la part la plus importante de leur budget à long terme. Nous vous conseillons donc de commencer par évaluer ces dépenses mensuelles ou annuelles pour réduire les coûts de votre activité. Selon votre situation, il sera peut-être envisageable de suspendre certains coûts pour les reprendre quand votre entreprise sera de nouveau sur pied.
Nous avons rassemblé quelques dépenses récurrentes sur lesquelles vous pourriez réaliser des économies.
Loyer et crédit immobilier
Une solution radicale serait d’emménager dans un bureau plus petit ou de passer en télétravail. Vous pouvez aussi envisager de partager votre lieu de travail avec d’autres entreprises.
Assurance
Vos assurances sont-elles à jour ? Vérifiez que vous ne payez pas pour plus d’options que nécessaire. Cherchez éventuellement si d’autres compagnies d’assurance offrent des tarifs plus attractifs.
Compte bancaire de votre entreprise
Vous pourriez réaliser des économies en transférant votre compte vers une autre banque ou en optant pour une formule de compte différente. Si vous percevez des paiements dans des devises différentes, un compte international comme ceux proposés par Transferwise serait un bon moyen de faire des économies sur les frais de change.
Abonnements logiciels
Il existe aujourd’hui de nombreuses options gratuites ou très bon marché de logiciels professionnels. Mais peut-être n’avez-vous simplement pas besoin de cet abonnement ? Ainsi, vous pourriez envisager d’établir vos factures manuellement pendant quelque temps, au lieu d’avoir recours à un logiciel de facturation.
Retraite
Faites appel à un professionnel avant de changer de complémentaire retraite. Vous ne devriez envisager de diminuer cette cotisation qu’en cas de dernier recours et seulement de façon temporaire.
Abonnement téléphonique
Utilisez-vous souvent votre téléphone professionnel ? Ne passez-vous pas plutôt par le chat en ligne, les appels vidéos et les e-mails ? Vérifiez votre consommation mensuelle et regardez si d’autres fournisseurs ne proposent pas des tarifs plus avantageux, correspondant mieux à vos besoins.
Trajet domicile-travail
Avez-vous vraiment besoin d’être sur place tous les jours ? Étudiez votre emploi du temps et demandez-vous si vous ne pouvez pas mettre en place quelques jours de télétravail pour faire des économies sur le trajet.
Adhésions payantes
Certaines associations professionnelles peuvent être très intéressantes pour élargir votre réseau et bénéficier d’opportunités métier, mais leurs frais d’adhésion peuvent être élevés. Si vous êtes membres d’une association de ce type, vérifiez si vous ne pouvez pas suspendre temporairement votre adhésion. Autre piste à explorer : certaines proposent d’aider leurs membres en cas de difficulté.
Transferts automatiques vers un compte d’épargne professionnel
En temps normal, mettre de l’argent de côté chaque mois est une excellente idée. Cela dit, vous pouvez interrompre ces paiements en cas de difficulté et vous servir de cet argent pour couvrir vos dépenses nécessaires.
Internet
Les fournisseurs d’accès à internet offrent régulièrement des promotions intéressantes. Vous pourriez sûrement faire des économies avec une offre internet moins coûteuse. Étudiez les différentes options sur le marché ou demandez simplement à votre fournisseur si vous pouvez souscrire à un pack moins cher chez lui.
Gaz, eau, électricité
Les différents fournisseurs proposent des tarifs similaires, mais si vous utilisez l’une de ces ressources en grande quantité, il peut être intéressant de jeter un œil aux autres offres.
Chauffage
Laissez-vous le chauffage allumé, même quand il n’y a personne au bureau ? Il est certes très agréable de trouver des locaux chauds lorsque l’on arrive le matin, mais cela reste un confort dont vous pourriez vous passer. Ajustez votre thermostat et vérifiez que vous ne dépensez pas plus en chauffage que nécessaire.
Dépenses exceptionnelles ou irrégulières
Il s’agit des éléments que vous achetez quand votre entreprise en a besoin. Repérez-les dans vos relevés bancaires.
Alimentation
Un déjeuner professionnel n’a pas besoin de se dérouler dans un restaurant chic. De même, le café et le thé fournis dans votre lieu de travail n’ont pas besoin d’être des produits de grande marque. Ce sont ces choix qui vous permettent de faire des économies.
Appareils
Naturellement, vous voulez ce qu’il y a de mieux pour travailler. Mais si vous ne pouvez pas vous permettre d’acheter les meilleurs équipements pour le moment, peut-être pourriez-vous vous orienter vers des ordinateurs reconditionnés ou faire réparer vos appareils au lieu de les remplacer.
Uniformes et goodies
Avoir du style, c’est bien. Mais si vous rencontrez des difficultés financières, il est peut-être préférable de limiter les dépenses sur les t-shirts et autres goodies à l’image de votre entreprise.
Événements et petits extras pour vos collaborateurs
Si votre entreprise traverse une période difficile, il est capital de garder une équipe soudée. N’annulez pas les événements prévus, mais optez simplement pour des options moins coûteuses. Pourquoi pas une soirée pizza et jeux de société au bureau, plutôt qu’une sortie dans un bar à cocktails ?
Événements professionnels
Demander le remboursement de billets déjà achetés peut aider à renflouer les comptes de votre entreprise. Et même si l’événement est gratuit, posez-vous la question : vous apportera-t-il de nouveaux clients ou devriez-vous plutôt utiliser ce temps précieux pour travailler sur vos tâches habituelles ?
Formation
En période de crise, le développement professionnel devrait être remis à plus tard, voire mis de côté. Toutefois, la formation peut être considérée comme essentielle si elle vous apporte une nouvelle compétence qui vous permettra de toucher un éventail plus large de clients.
Publicité
Vos dépenses marketing peuvent-elles être réduites ? Si vous devez vous serrer la ceinture, faites en sorte de vous adresser uniquement à votre public cible, c’est-à-dire aux personnes les plus susceptibles d’acheter vos produits ou services. Sinon, il existe aussi des moyens de promouvoir son entreprise gratuitement, comme créer un logo professionnel pour que vos clients vous reconnaissent.
Créez un logo pour que votre entreprise se démarque.
Stocks et gamme de produits
Tous les articles ou matériaux que vous avez achetés mais pas encore vendus représentent des sources de revenu potentiel. Si vous ne vendez pas grand-chose en ce moment, vos stocks actuels seront plus longs à épuiser. Il est donc préférable de réduire les dépenses inutiles et d’éviter de surcharger vos stocks.
Optimisez votre espace de stockage
Réarrangez vos stocks, surtout si vous louez un entrepôt. Plutôt que de restocker chaque produit, condensez vos stocks en un plus petit espace afin d’éventuellement réduire votre loyer.
Limitez la quantité de fournitures de bureau
La plupart des entreprises disposent de plus de fournitures qu’elles ne le pensent. Ainsi, avant d’en recommander, commencez par épuiser vos réserves et tenter de réduire votre utilisation quotidienne. Vous pourriez par exemple réaliser moins d’impressions, prendre des notes numériques et envoyer des e-mails plutôt que des courriers.
Réduisez votre gamme d’options
Vous avez du mal à vous procurer vos ingrédients ou matériaux habituels ? Supprimez quelques plats de votre menu ou retirez de votre e-boutique les articles que vous peinez à réapprovisionner. Tant que la sélection reste raisonnable, votre activité devrait pouvoir être maintenue, et vous ferez des économies. La plupart de vos clients seront contents que vous soyez toujours ouverts, surtout si vos produits vedettes restent disponibles.
Demandez de l’aide avant que les dettes s’accumulent
N’attendez pas d’être face au mur pour prendre les mesures nécessaires. En général, les entreprises peuvent allonger le délai de paiement des factures si vous leur demandez à l’avance. De même, le paiement des cotisations sociales et impôts peut être échelonné en cas de difficultés passagères.
Ensuite, cherchez de l’aide. Il existe des professionnels qui disposent de l’expérience et des connaissances nécessaires pour prêter main-forte aux entreprises rencontrant ce type de difficultés. Un conseiller fiscal pourrait par exemple vous aider à bénéficier d’éventuelles déductions d’impôts. Un comptable analyserait vos dépenses et repérerait celles pouvant être réduites. Votre réseau d’entrepreneurs local pourrait peut-être vous conseiller ou vous orienter vers la bonne personne. Bref, il existe de multiples options !
Mesures d’aide aux TPE et PME pendant l’épidémie de Covid-19
L’incidence de l’épidémie se fait déjà ressentir sur l’économie mondiale. Le gouvernement français propose des mesures d’aide pour soutenir les entreprises durant cette période difficile.
Découvrez les différentes aides disponibles et n’hésitez pas à envoyer votre demande dès aujourd’hui.
Vous n’êtes pas seul
Déterminer quels coûts peuvent être réduits n’est pas un exercice facile. Mais il est important de faire le point sur vos dépenses essentielles pour que votre entreprise puisse redresser la barre financièrement. Surtout, ne perdez pas espoir. Vous devez prendre le taureau par les cornes : à terme, votre entreprise s’en portera mieux… et vous aussi !