Se da un lato la vita da freelance ti permette di organizzare il tuo tempo come preferisci e di stabilire personalmente le condizioni a cui intendi lavorare, dall’altro uno degli svantaggi è che quella dei liberi professionisti è una delle categorie che subisce più di tutte il mancato pagamento del proprio lavoro. Per questo riteniamo che sia essenziale per ogni freelance sottoscrivere un contratto prima di iniziare qualsiasi lavoro, per tutelarsi dai cattivi pagatori e dai rischi del mestiere.
Senza contare che un contratto ti consentirà anche di:
- Stabilire chiaramente gli obiettivi da raggiungere prima di iniziare il lavoro.
- Superare le obiezioni del cliente in merito al pagamento, le scadenze, eventuali revisioni del lavoro svolto, ecc.
- Addebitare eventuale lavoro extra che non era previsto nella programmazione iniziale del progetto.
In questo articolo parleremo quindi dell’importanza di un contratto da freelance toccando i seguenti argomenti:
- Tutti i freelance devono sottoscrivere un contratto?
- Quali sono le clausole che dovrebbe avere un contratto da freelance
- Suggerimenti per il tuo contratto da freelance
- Modelli di contratti da freelance
- Suggerimenti su come gestire eventuali violazioni contrattuali
Nota: questo articolo propone alcuni suggerimenti generali ma non intende sostituirsi a una consulenza legale da parte di un esperto. Pertanto, verifica sempre le normative locali vigenti e contatta un esperto legale se necessario.
Tutti i freelance devono sottoscrivere un contratto?
In realtà nessuno è obbligato a sottoscrivere un contratto, ma farlo ti tutela certamente dall’eventualità che qualcosa non vada per il verso giusto durante l’esecuzione del tuo incarico.
Probabilmente non hai bisogno di un contratto da freelance se:
- Sei un freelance per hobby.
- La tua attività da freelance non costituisce la tua principale fonte di reddito.
- Sei solito/a accettare solo piccoli incarichi a breve termine che non coinvolgono una grossa somma di denaro.
Dovresti, invece, sottoscriverne uno se:
- Quello come freelance è il tuo lavoro a tempo pieno.
- La tua attività da freelance costituisce la tua principale fonte di reddito.
- Lavori su progetti di grande valore che richiedono settimane o mesi per essere completati.
Quali sono le clausole che dovrebbe avere un contratto da freelance
Le clausole del tuo contratto da freelance dipendono dal lavoro che svolgi. Ad esempio, hai bisogno di sottoscrivere un contratto per ogni commessa che accetti? Preferisci stabilire un accordo di collaborazione per i clienti regolari oppure Termini e condizioni da far firmare al cliente prima di iniziare il progetto? A seguire ti illustriamo le clausole principali che non dovrebbero mancare nel tuo contratto da freelance (per informazioni più specifiche, rivolgiti sempre a un esperto legale).
Elementi essenziali di un contratto da freelance
1. Tariffa e termini di pagamento
In questa sezione devi stabilire quanto e quando farti pagare. Hai bisogno di un anticipo al momento del conferimento dell’incarico, del pagamento completo in anticipo oppure preferisci stabilire delle scadenze di pagamento nel corso del progetto? Ad esempio, gli scrittori freelance sono soliti richiedere un anticipo del 50% alla conferma di un incarico e il saldo al termine dello stesso. Questo consente loro di avere un po’ di liquidità a disposizione sin dall’inizio e una sorta di cuscinetto nel caso in cui un cliente annullasse un incarico già avviato per qualsiasi ragione.
“Perchè dovrei pagarti in anticipo?”
Questa è un’obiezione comune che ti sentirai avanzare dai clienti o dagli uffici amministrativi di aziende che non sono disposte a pagarti per il lavoro non ancora consegnato. Quando dovrai rispondere pensa a queste parole: se sei un freelance, il prodotto per il quale pagano i tuoi clienti è il tuo tempo e questo non è una risorsa illimitata. Per assicurarsi una parte del tuo tempo, i tuoi clienti dovrebbero accettare di pagare in anticipo almeno una quota del tuo compenso. Se non lo fanno, tu potresti tranquillamente dedicare il tuo tempo ad altri.
2. Penali per il ritardo nei pagamenti
Cosa succede se un cliente non paga nei tempi concordati? Purtroppo questo succede molto spesso ai freelance. Ti consigliamo di stabilire nel tuo contratto eventuali interessi da corrispondere in caso di ritardo nei pagamenti, sia per tutelare i tuoi guadagni che per incentivare i clienti a pagare puntualmente. Ad esempio potresti addebitare un 5% dell’importo totale ogni 14 giorni di ritardo nel pagamento della fattura, ma assicurati di renderlo ben chiaro ai tuoi clienti prima di procedere. Ecco perché dovresti scriverlo nero su bianco nel tuo contratto e assicurarti che si tratti di interessi ragionevoli (non addebitare una penale di 50€ su un lavoro da 100€!). Inoltre, potresti anche pensare di garantire uno sconto a chi ti paga prima della scadenza.
3. Conteggio del lavoro extra
Se il tuo compenso è stabilito su base forfettaria e non oraria, cosa accade se si verificano dei cambiamenti in corso d’opera? Parliamo di lavoro extra quando i requisiti di un progetto superano quelli definiti in origine. Per i freelance questo si traduce spesso in più lavoro allo stesso prezzo, almeno questo è quello che si aspettano i clienti. Ricorda quindi di stabilire esattamente i dettagli del tuo incarico nel tuo contratto iniziale in modo da avere qualcosa che faccia fede nel caso in cui il tuo cliente ti chieda lavoro extra. Inoltre, stabilisci come conteggiare eventuale lavoro extra: lo calcolerai su base oraria oppure ti riservi di elaborare una nuova quotazione per l’intero progetto?
Non sai se ti stai facendo pagare abbastanza per il tuo lavoro da freelance? Scopri come verificare se stai veramente applicando la tariffa giusta per il tuo lavoro.
4. Diritti d’autore e titolarità del lavoro svolto
A chi appartengono i diritti del tuo lavoro? Quando sei dipendente questi appartengono normalmente al tuo datore di lavoro, che si tratti di fotografie o di idee che apporti a un progetto aziendale. Quando sei un freelance, la proprietà del tuo lavoro è tua fino a quando non la trasferisci al tuo cliente e sei tu a decidere nel tuo contratto se e quando questo debba avvenire: alla consegna della tua bozza finale, del saldo completo da parte del cliente o in un altro momento. Ricorda anche di stabilire bene fino a dove arriva la proprietà del cliente: è limitata alla tua bozza finale o si estende anche a tutte le idee che hai proposto nel corso del progetto? Se non hai la certezza di come muoverti, ti consigliamo di controllare la legge sul diritto d’autore del tuo paese e di rivolgerti a un esperto in materia.
5. Inserimento dei lavori precedenti nel proprio portfolio
Mettere in mostra le tue abilità attraverso i tuoi lavori precedenti è il modo migliore per conquistare nuovi clienti, ma se vuoi usare il lavoro svolto per i tuoi clienti per promuoverti devi chiedere innanzitutto il loro consenso. Se sei un copywriter, ad esempio, potresti dunque aggiungere una clausola al tuo contratto che ti autorizzi a usare alcuni estratti di lavori svolti per altri clienti a scopo promozionale. I tuoi nuovi clienti non dovrebbero sorprendersi, in fondo anche loro ti avranno scelto dopo aver osservato il tuo portfolio.
6. Policy e penale di annullamento
Cosa succede se un cliente annulla l’incarico improvvisamente, prima o durante un progetto? Nel tuo contratto da freelance dovresti indicare chiaramente se autorizzi o meno l’annullamento dell’incarico e, in tal caso, a quali condizioni (di tempo e denaro). Se hai sottoscritto un accordo di collaborazione continuativa, assicurati di definire il preavviso necessario in caso di annullamento da entrambe le parti, ad esempio sei mesi per contratti a lungo termine o trenta giorni per i contratti a rinnovo automatico.
Anche una penale di annullamento è utile a tutelarsi nel caso in cui un cliente annulli un lavoro al quale hai già dedicato buona parte del tuo tempo. Solitamente corrisponde a una percentuale del valore completo del progetto e serve a coprire il tempo dedicato al progetto fino a un determinato momento. Se un cliente annulla un lavoro con scarso anticipo e ormai non puoi sopperire al conseguente mancato guadagno, una penale ti consentirà di rientrare del denaro che avresti dovuto guadagnare grazie al progetto annullato.
7. Policy per eventuali infortuni o malattia
Cosa succede se improvvisamente sei costretto/a a non lavorare per qualche tempo? Non importa quale sia il tuo stato di salute, a ognuno di noi può capitare nel corso della propria carriera di dover abbandonare momentaneamente il lavoro, che sia per malattia, per accudire qualcuno o per altri motivi. Pertanto è importante stabilire una procedura da adottare in questi casi e assicurarsi di riportarla chiaramente nel proprio contratto. Ad esempio, potresti riservarti il diritto di trasferire il tuo incarico a un altro freelance, posticipare la data di consegna od offrire al tuo cliente un rimborso totale o parziale.
Al di là delle tutele che potresti assicurarti con il tuo contratto, potresti adottare delle misure per non farti trovare impreparato/a in caso di malattia o altri imprevisti. Potresti ad esempio accantonare una certa somma ogni mese per far fronte alle emergenze oppure stipulare una polizza assicurativa per malattia e infortuni che copra una parte del tuo mancato guadagno in determinate circostanze (attenzione perché alcune potrebbero non coprire il tuo guadagno totale).
8. Modifiche e revisioni
A tutti sarà capitato di consegnare un lavoro e ricevere immediatamente infinite richieste di modifiche da parte del cliente. Senza una clausola chiara all’interno del tuo contratto da freelance che regoli la procedura di modifiche e revisioni, è facile rimanere impigliati nella trappola delle modifiche senza fine. Ti consigliamo quindi di prevedere un numero di revisioni compreso nel prezzo iniziale del tuo incarico e un’eventuale tariffa per ogni modifica da apportare oltre il numero stabilito. Gli scrittori freelance solitamente includono una revisione nel costo del progetto e successivamente addebitano eventuali modifiche su base oraria. Ricorda di inserire sempre un limite temporale per la richiesta di revisioni per evitare che i clienti si rifacciano vivi dopo settimane quando ormai stai lavorando a un altro progetto.
9. Il tuo status di contraente
In qualità di freelance, non sei un dipendente anche se alcuni clienti saranno sicuramente tentati a trattarti come tale. Il tuo contratto da freelance dovrebbe definire chiaramente cosa significa essere un contraente e non un dipendente, ovvero flessibilità oraria, libertà di fissare le scadenze e di scegliere i progetti su cui lavorare, ma anche assenza di malattia e ferie pagate. In caso di dubbi, dai un’occhiata alla legislazione del tuo paese.
10. Il tuo principale referente
Quest’ultimo punto non deve essere necessariamente inserito nel tuo contratto da freelance, ma ti renderà sicuramente la vita più semplice: chi sarà il referente principale per un determinato progetto? Avere una persona, lato cliente, dedicata a rispondere alle tue domande, pagare le tue fatture e controllare il tuo lavoro, agevolerà sicuramente il tuo lavoro e il rispetto dei tempi. In particolare, è utile se lavori per organizzazioni grandi o se le parti interessate sono tante.
Suggerimenti per il tuo contratto da freelance
- Scrivilo in un italiano chiaro. A nessuno piace leggere contratti lunghi e confusi. È molto più facile che i clienti si rivolgano a te se il tuo contratto è scritto in modo chiaro e comprensibile, ma questo non vuol dire tralasciare gli aspetti legali che vanno tutelati al 100%.
- Chiedi aiuto a un professionista. Online puoi trovare tantissimi esempi di contratti da freelance e articoli come quello che stai leggendo ti daranno sicuramente qualche utile dritta. Tuttavia, non rinunciare mai alla consulenza di un esperto: una volta stabiliti i requisiti per il tuo progetto, chiedi a un esperto di controllarli.
- Aggiorna il tuo contratto regolarmente. Avere un’attività propria è una vera avventura e gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo. Ogni volta che ti si presenta un problema, pensa a come avresti potuto tutelarti e aggiungi una nuova clausola al tuo prossimo contratto.
Modelli di contratti da freelance
Il tuo contratto da freelance dipenderà ovviamente dal tuo settore, dal tipo di clientela con la quale lavori e da cosa consideri più importante. Di seguito di riportiamo alcuni esempi di contratto da freelance proposti da fonti diverse:
- Fatture in cloud.it propone un contratto standard che puoi ovviamente aggiornare e integrare in base alle peculiarità del tuo settore.
- Il portale Freelance Hub mette a disposizione nove suggerimenti chiave per evitare spiacevoli inconvenienti nel corso dei propri progetti da freelance.
- AITI, l’associazione Italiana per Interpreti e Traduttori, propone un modello di contratto da freelance utile per gli incarichi di traduzione.
Ovviamente si tratta solo di spunti, pertanto assicurati di attingere da quello più adatto al tuo settore e che ne contempli tutti i requisiti professionali.
Come gestire eventuali violazioni contrattuali
- Mantieni tutte le comunicazioni per iscritto. È molto più facile fare riferimento agli accordi presi se sono scritti nero su bianco. Se ti accorgi che un cliente tende a sviare dagli impegni presi, dimentica le telefonate e comunica sempre per iscritto. Oltre ad avere sempre un riferimento garantito, le email ti aiuteranno anche a tenere a freno le tue emozioni e a non peggiorare ulteriormente i rapporti.
- Non scendere a compromessi. Se hai sottoscritto un contratto hai tutto il diritto di farlo rispettare. Ricorda che hai un’attività da portare avanti e non cedere alle pressioni immotivate da parte dei tuoi clienti.
- Chiedi il parere di un esperto legale. Sebbene un contratto ti dia la giusta protezione, se non sai bene come muoverti chiedi sempre il parere di un esperto che sicuramente ti consentirà di avere vantaggi a lungo termine.
In conclusione, ricorda che il tuo contratto da freelance può essere modificato e migliorato in qualsiasi momento per adattarsi all’evolversi della tua attività.