Usare lo strumento della newsletter per fare marketing è sempre una buona idea. Informando le persone abbonate alla newsletter sulle ultime novità e su altri argomenti interessanti relativi alla tua attività, farai venire loro voglia di dare uno sguardo al tuo sito e magari comprare qualcosa.
In questo articolo abbiamo messo a punto un piano in 3 passi, ricco di trucchi e consigli, per creare una newsletter professionale.
Cos’è una newsletter?
Una newsletter è un’email che si invia alle persone che vi si sono iscritte. Il contenuto può variare: semplici messaggi, consigli e trucchi, offerte speciali o altri argomenti interessanti per i/le destinatari/e. Possiamo fare una distinzione tra newsletter che vengono inviate una volta e quelle inviate con regolarità:
- Newsletter uniche: si tratta di newsletter che ad esempio comunicano campagne promozionali in corso nel tuo shop online, l’apertura di un nuovo negozio o il lancio di un nuovo prodotto.
- Newsletter inviate con regolarità: in questo caso argomenti specifici vengono affrontati mediante l’invio di più newsletter. Può trattarsi di consigli utili, le ultime novità relative allae tua attività oppure inviti alla lettura degli articoli più recenti pubblicati sul tuo blog. “Regolarità” non vuol dire che la newsletter è inviata ogni mese, ma comunque con una certa frequenza, anche se gli intervalli di tempo tra un invio e l’altro possono essere più o meno lunghi.
La newsletter è uno degli strumenti di comunicazione più importanti per le aziende.
Le email inviate con regolarità aiutano a mantenere la relazione con i/le clienti abituali, ricordando loro di visitare il tuo sito o il tuo shop. Inoltre, grazie ai giusti contenuti, possono accendere l’interesse di clienti potenziali.
Quali sono i vantaggi di una newsletter?
Ce ne sono diversi, ad esempio:
- Costi contenuti: un’email newsletter è molto più economica di un volantino stampato da spedire per posta.
- Velocità: l’invio elettronico richiede meno tempo rispetto a quello postale.
- Efficienza: chi legge la newsletter, potrà arrivare facilmente sul tuo sito o sul tuo shop, semplicemente cliccando su un link. Se l’indirizzo del sito si trovasse su un volantino cartaceo, chi lo legge dovrebbe prendere lo smartphone o accendere il computer e digitare l’URL sul browser: processo molto più faticoso. La newsletter ti aiuta a far crescere il numero di visitatori/visitatrici del sito e potenzialmente anche le vendite sul tuo shop.
- Efficacia: molte persone consultano la posta elettronica direttamente sullo smartphone. La newsletter è quindi uno strumento che permette di raggiungerle sempre e ovunque si trovino.
Quali sono gli svantaggi di una newsletter?
Come abbiamo visto, i vantaggi sono numerosi, ma ci sono effettivamente alcuni svantaggi:
- Comunicazione virtuale: un’email non può essere toccata, non può dare le stesse sensazioni di un buono stampato su carta di qualità o di un volantino ripiegabile e dal design originale.
- Eccesso di spam: La maggior parte delle persone riceve ogni giorno moltissime mail pubblicitarie che finiscono inevitabilmente nel cestino. La stessa cosa può accadere in teoria anche alla tua newsletter. Per evitare che accada, è bene pianificare la comunicazione e stabilire dei criteri per produrre i contenuti da includere nella newsletter.
1: Organizzazione e pianificazione
Lo scopo della newsletter è attirare l’attenzione dei destinatari/delle destinatarie così da spingerli/e a leggerne i contenuti e, a volte, a compiere un’azione. Probabilmente vuoi ampliare la lista dei contatti delle persone da raggiungere o far sapere che stai promuovendo alcuni prodotti. A prescindere dallo scopo specifico della newsletter, è sempre bene procedere in modo strategico e non impulsivo:
1. Crea una lista dei destinatari
Per prima cosa, raccogli in una tabella i dati delle persone che vuoi contattare. Dividili in liste a seconda degli interessi e dei bisogni che pensi possano avere in relazione ai tuoi prodotti e servizi. Ad esempio puoi creare una lista per i/le clienti di vecchia data e una per chi ha dimostrato interesse verso la tua offerta. Oppure una lista per i/le clienti che acquistano sempre il prodotto A e quelli/e che preferiscono prenotare il servizio B. In questo modo potrai facilmente creare dei gruppi nell’elenco dei destinatari e personalizzare gli argomenti delle varie newsletter sulla base dei loro interessi.
2. Decidi con quale frequenza inviare la newsletter
Rispondi sinceramente: quante volte ti fa piacere ricevere una newsletter e quante volte invece ti infastidisce? Alcune danno proprio sui nervi, vero? Mettiti nei panni del destinatario e pensa con quale frequenza saresti in grado di creare una newsletter di qualità. A volte possono bastare due volte all’anno, se pensi che una cadenza mensile sia troppo stressante. È molto utile pensare in anticipo agli argomenti più importanti che vuoi affrontare.
3. Pensa a quando la vuoi inviare
Per stabilire il giorno della settimana e l’orario, chiediti quando la maggior parte dei/delle destinatari/e potrebbe leggere le email e quando invece sia meno probabile. Considera che durante il fine settimana si accumulano molti messaggi e questo aumenta il rischio che il lunedì, davanti a messaggi più importanti, la tua newsletter venga subito cestinata.
Molte persone controllano la loro posta prima di andare a lavoro, a colazione oppure sulla metro. Ecco perché la tua newsletter ha più possibilità di essere letta la mattina tra le 8 e le 10. È meno probabile che ciò avvenga durante l’ora di pranzo e dopo le 17, quando di solito l’unico desiderio è quello di sbrigare le ultime incombenze lavorative e andare a casa.
Non esiste una guida per capire magicamente quale sia il momento migliore per inviare una newsletter. Prova a sperimentare e osserva le reazioni dei destinatari/delle destinatarie.
4. Controlla la firma/il footer e il formulario per la registrazione
Informati su quali caratteristiche debba avere la newsletter per essere a norma da un punto di vista legale: firma, footer, il formulario per la registrazione e anche in quali casi e a quali persone puoi inviare materiale pubblicitario. È bene rispettare sempre quanto previsto dal RGPD (Regolamento generale sulla protezione dei dati).
Idee e contenuti per la newsletter
Non hai idea di quali contenuti inserire nella newsletter? Niente paura! Gli argomenti di cui parlare sono innumerevoli. Ecco alcuni spunti:
- Hai lanciato dei nuovi prodotti/servizi o c’è una campagna promozionale in corso nel tuo shop? Fallo sapere!
- Mostra il dietro le quinte della tua attività: puoi raccontare la storia dell’attività o quella di alcuni collaboratori/collaboratrici, così chi legge avrà modo di conoscerti meglio e non sarai più solo “una delle tante aziende”.
- Prenditi cura della tua rete di contatti e parla con i/con le clienti così da conoscere i loro interessi.
- Parteciperai a una fiera? Intrattieni chi legge la newsletter raccontando tutto quello che accade nel settore in cui opera la tua attività.
- Curiosa tra riviste e altre newsletter: potrai trovare argomenti dai quali trarre spunto e da approfondire poi nella tua newsletter.
- In occasione dell’invio della prima newsletter, invita i lettori/le lettrici a partecipare a un evento o includi un buono sconto.
2: Consigli su realizzazione e contenuti
Così come il sito web, anche la newsletter deve essere leggibile e avere un bel design su computer, smartphone e tablet. Alcuni strumenti di email marketing (molti a pagamento) gestiscono la formattazione, così che tu non te ne debba preoccupare. È importante che la newsletter sia strutturata in modo da risvegliare l’interesse e la curiosità di chi la legge.
Appellativo
Una newsletter personalizzata che si apre con il nome del destinatario/della destinataria invoglia maggiormente alla lettura. Per creare una newsletter di questo tipo, bisogna per prima cosa inserire l’appellativo, il nome e il cognome dei contatti nelle liste dei destinatari (vedi punto 1). Se pensi che richieda troppo tempo ed energie, puoi usare un appellativo generico che vada bene per tutti/e, come ad esempio “Caro/a estimatore/estimatrice della cucina mediterranea”.
Oggetto e anteprima
L’oggetto della newsletter è decisivo perché influenza direttamente la scelta del destinatario/della destinataria di aprire o meno l’email. Per questo motivo, è importante che l’oggetto sia il più possibile accattivante, conciso e faccia capire al lettore/alla lettrice cosa può aspettarsi dal messaggio.
Una breve anteprima dopo l’appellativo è utile per riassumere il contenuto del messaggio, ma non deve rivelare troppo, altrimenti quale motivazione ci sarebbe a leggere il resto del testo?
Contenuto
Il contenuto della newsletter deve essere comprensibile e omogeneo. Presta attenzione alla struttura e inserisci dei link informativi o una call to action, quale ad esempio:”Clicca qui, se vuoi saperne di più sui nostri workshop!”. Assicurati inoltre che lo stile delle comunicazione si accordi al tono di voce e al brand della tua attività.
Se non sai quali argomenti possano interessare gli abbonati/le abbonate, invia a destinatari/a destinatarie differenti due diverse versioni della newsletter e monitora il numero dei clic. Molti strumenti di gestione delle newsletter danno la possibilità di analizzare le performance delle email. Se vuoi saperne di più sui test A/B, continua a leggere.
Immagini
Il formato email non è molto adatto alla visualizzazione di immagini, ecco perché è meglio evitare di usarne molte. Anche nel caso volessi comunicare che ci sarà un’esposizione dei tuoi prodotti, utilizza al massimo una o due immagini e poi inserisci il link al tuo sito web. Ricorda di rispettare il copyright! Su internet puoi trovare molti siti dai quali scaricare immagini gratis e di qualità.
3: Analisi e valutazione
Hai finalmente inviato la tua prima newsletter! Ora vorrai sapere quante volte è stata aperta e quali sono i link più cliccati. Non è possibile reperire questo tipo di informazioni usando i normali programmi di gestione della posta elettronica, bisogna usare degli strumenti più avanzati (ad esempio tool specifici per la gestione delle newsletter). Questo lavoro di valutazione richiede del tempo, ma si rivela molto utile per pianificare le future newsletter.
In questo modo potrai capire quali argomenti interessano i destinatari/le destinatarie e quali no. Non prenderla sul personale nel caso in cui la tua newsletter non abbia portato i risultati che ti aspettavi. Ricordati di quando ricevi delle email nella casella di posta: le leggi sempre tutte dall’inizio alla fine? Molto probabilmente no. E anche nel caso la tua newsletter venisse cestinata: vuol dire che il destinatario/la destinataria non ha alcun tipo di interesse verso i tuoi prodotti o servizi? Assolutamente no!
Col passare del tempo, ti renderai conto di quali sono gli argomenti che davvero attirano l’attenzione del pubblico che vuoi raggiungere e adatterai le tue newsletter di conseguenza. Non avere paura di iniziare subito a sperimentare!
Ottimizzare la newsletter con test A/B
Successivamente alla valutazione della o delle newsletter inviate, segue la fase dell’ottimizzazione. Cerca di capire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato. Il messaggio è stato aperto, ma nessuno ha cliccato sui link? Forse devi modificare la call to action. Poche persone hanno letto l’email? Probabilmente è il caso di migliorare il testo inserito nell’oggetto per renderlo più accattivante.
Con un test A/B, puoi facilmente sperimentare con i contenuti e capire quali funzionano meglio. Se hai delle conoscenze di marketing, avrai già sentito parlare di questo tipo di test. Si tratta di dividere in due gruppi i destinatari/le destinatarie e di inviare loro due diverse newsletter. Ad esempio il gruppo A riceverà un’email contenente la classica call to action “Registrati ora”. Il testo della call to action nel messaggio destinato al gruppo B potrebbe invece essere “Prova ora”. Nella fase di valutazione delle performance della newsletter, potrai vedere quale CTA ha funzionato meglio.
Non ci sono regole precise per la divisione dei gruppi. Non sempre una divisione al 50% è la scelta migliore o più saggia, soprattutto quando vuoi osare un po’ di più con la sperimentazione: in questo caso puoi optare per una divisione della lista dei destinatari al 20 e all’80%. La cosa più importante è che i gruppi contengano abbastanza destinatari/e perché non avrebbe senso inviare una specifica newsletter a poche persone (il risultato del test A/B non sarebbe significativo).
Ci sono delle norme da rispettare per l’invio della newsletter?
L’entrata in vigore del RGPD (Regolamento generale per la protezione dei dati personali) ha apportato molti cambiamenti. In teoria puoi inviare una newsletter a chiunque, basta che tu abbia l’indirizzo email, ma ci sono alcuni aspetti importanti da considerare:
- Obbligo di opt-in. In pratica puoi inviare la newsletter solo alle persone che hanno esplicitamente accettato di riceverla. Questo consenso si può esprimere in diversi modi, ad esempio mettendo la spunta su un box oppure cliccando su un bottone con la dicitura “Registrazione alla newsletter”. La conformità legale è assicurata nel caso si sia verificato un “doppio opt-in” e cioè quando il destinatario/la destinataria ha ricevuto anche un link per confermare la registrazione alla newsletter. Avrai quindi la certezza che quella persona specifica e nessun altro abbia dato il proprio consenso.
- Uso dei dati. Non devi preoccuparti di nulla, nel caso in cui i dati delle persone registrate alla newsletter siano anonimi. Se invece puoi risalire esattamente a chi ha aperto l’email e cliccato su uno specifico link, dovrai richiedere un consenso specifico per poter analizzare e conservare queste informazioni.
- Informazioni legali e link per cancellare la registrazione. Al pari del tuo sito web, anche la newsletter deve contenere le informazioni legali relative alla tua attività. Va specificato chi ha la responsabilità dei contenuti del messaggio. Inoltre non può mancare il link attraverso il quale l’utente può cancellare facilmente la registrazione alla newsletter.
Nota bene: Jimdo non è autorizzato a fornire consulenza legale, per cui se vuoi avere la certezza che la tua newsletter sia a norma, non limitarti a leggere questo articolo, ma consulta un/a esperto/a legale.
Strumento per gestire la newsletter: quali funzioni deve avere?
In teoria puoi inviare la newsletter servendoti di un semplice programma per la posta elettronica. Tuttavia programmi del genere non sono dotati di una funzione per l’analisi dei dati e delle performance della newsletter e inoltre, se utilizzati per inviare molte email, di solito queste finiscono direttamente nel cestino del destinatario/della destinataria. Per questo ti suggeriamo di usare un tool specifico per la gestione di newsletter. Di seguito una lista delle funzioni che non possono mancare:
- Editor. In linea di principio puoi preparare i testi della newsletter usando un normale programma di scrittura e poi copiarli nella tua casella di posta elettronica. Usando invece uno strumento specifico per la gestione della newsletter dotato di editor eviti di incappare in problemi di formattazione e di sprecare tempo nel copia-incolla.
- Gestione delle liste. Utile soprattutto nel caso in cui il numero degli abbonati/delle abbonate siamo molto alto. Questa funzione ti permette di avere sempre una panoramica dei contatti e di gestire le liste in modo automatizzato.
- Template. Sono i modelli, le formattazioni della newsletter. Nei programmi per la gestione delle newsletter sono già pronti e facili da modificare. È importante che siano responsive e cioè che si adattino automaticamente alla visualizzazione su vari dispositivi: computer, smartphone, tablet.
- Automatizzazione. Esistono programmi che automatizzano alcune funzioni, quali ad esempio l’invio dell’email per l’opt-in (consenso all’abbonamento) subito dopo la registrazione alla newsletter. Funzioni come questa ti permettono di risparmiare molto tempo ed energie.
Inviare newsletter con Jimdo
Come abbiamo visto, per creare, inviare e analizzare le performance di una newsletter, è bene utilizzare uno strumento professionale. Noi consigliamo Mailchimp oppure CleverReach. Questi due tool sono molto simili per quanto riguarda le funzioni base e si differenziano per alcuni dettagli. Ti suggeriamo di controllare bene quali siano esattamente le funzioni disponibili e poi di scegliere lo strumento che meglio si adatta alle tue esigenze.
Dopo aver scelto, potrai facilmente collegare il programma con il tuo sito web creato con Jimdo. Ti basta seguire questi semplici passi.
Se vuoi inserire il link in un testo:
- Accedi al tuo account Jimdo e seleziona il sito
- Clicca su Modifica per aprire la modalità amministrativa del sito
- Seleziona il testo in cui vuoi inserire il link al programma
- Clicca sull’icona con la catena (Inserisci link)
- Seleziona la voce URL o E-Mail
- Inserisci l’indirizzo del provider per il servizio di newsletter
Se vuoi inserire il link in un bottone:
- Accedi al tuo account Jimdo e seleziona il sito
- Clicca su Modifica per aprire la modalità amministrativa del sito
- Clicca sull’icona con l’occhio (Mostra elementi) che si trova accanto al blocco in cui vuoi inserire il bottone
- Spunta il Bottone principale o il Bottone secondario
- Clicca sul bottone per modificarne il testo
- Clicca sul simbolo con la catena (Inserisci link)
- Seleziona la voce URL o E-Mail
- Inserisci l’indirizzo del provider per il servizio di newsletter
Hai realizzato il tuo sito con Jimdo Creator? Consulta il nostro supporto online dove troverai la guida per integrare MailChimp.
Esempi di newsletter
Di seguito troverai tre esempi di newsletter che hanno scopi differenti. Ti accorgerai che ci sono delle differenze nel design, ma la struttura rimane praticamente la stessa.
Newsletter dedicata al prodotto e alla stagione
Giorni festivi e cambi di stagione sono una buona occasione per promuovere la tua offerta o nuovi prodotti. In questo esempio il team di Decorama saluta l’arrivo della primavera presentando alcune idee per abbellire le pareti di casa.
Newsletter per l’annuncio di un evento
Presenti la tua attività a una fiera o ne hai organizzata una? Informa i tuoi/le tue clienti più fedeli. Come fa la fiera Fantasy Wizcon nel nostro esempio.
Newsletter informativa
Raccontate ai vostri lettori/alle vostre lettrici cosa avete fatto negli ultimi mesi e nelle ultime settimane. È un buon modo per risvegliare l’interesse verso la vostra attività, proprio come fa Cake Town in questa newsletter.
L’invio di un’email non costa nulla, diversamente dagli strumenti o programmi per la gestione delle newsletter. Ti consigliamo di usarli perché offrono delle funzioni di analisi indispensabili, ti permettono di risparmiare tempo e semplificare il processo di invio.
Il costo della newsletter dipende quindi dallo strumento scelto. Alcuni provider offrono dei pacchetti gratuiti, altri richiedono il pagamento di alcune centinaia di euro al mese. Ti consigliamo di comparare i prezzi e le funzioni dei vari servizi e poi scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze.
Nel lungo periodo la migliore strategia consiste nel puntare sulla qualità. Metti a disposizione dei lettori/delle lettrici contenuti interessanti, cosicché la girino poi ad amici e conoscenti. Buoni regali, codici sconto, contenuti esclusivi e informativi (ad esempio: whitepaper o e-book): ecco alcune idee che possono spingere all’inizio le persone a registrarsi. Ti sconsigliamo di acquistare indirizzi email ai quali inviare messaggi perché è un tabù assoluto dal punto di vista legale!
No, non è necessario e sarebbe eccessivo soprattutto per freelance o attività di piccole dimensioni. Ti suggeriamo ancora una volta di usare uno degli innumerevoli strumenti di gestione e invio delle newsletter: in questo caso le email vengono inviate attraverso il server del provider. Chi riceve i messaggi non se ne accorgerà perché vedrà solo l’indirizzo email che tu hai deciso di indicare come mittente.
Poche. Attualmente quasi tutti gli strumenti per la gestione delle email si basano sul cloud e funzionano attraverso il browser. Ciò comporta lo svantaggio che tutti i tuoi dati si trovano sui server di un’altra azienda. I provider più seri sono comunque dotati di certificazione e trattano i dati attenendosi a quanto previsto dal RGPD. La soluzione cloud ha anche numerosi vantaggi: ad esempio non dovrai installare un software, potrai lavorare alla newsletter direttamente dal browser, sarai in grado di inviare un gran numero di messaggi senza avere problemi.
La decisione spetta solo a te. Non sentirti in dovere di inviare una newsletter ogni mese: è meglio aspettare di avere dei contenuti di qualità. Non importa che avvenga una volta ogni quattro mesi. È importante però comunicare via email almeno due volte all’anno, per evitare che i tuoi/le tue clienti si dimentichino della tua attività.
È possibile farlo, finché si rispetta quanto previsto dalla normativa per la protezione dei dati personali. C’è da dire che strumenti come Outlook e Gmail non sono adatti per la gestione di molti indirizzi o per l’invio di email a un gran numero di destinatari/e, email che corrono poi il rischio di finire nella cartella spam. Inoltre dovresti farti questa domanda: vuoi davvero rendere di pubblico dominio il tuo indirizzo? Corri il rischio che la tua casella di posta privata venga invasa dalle domande.