すぐに辞めるべき、時間を浪費する４つの習慣とは？

あなたは仕事をする際の時間の管理がうまくできていますか？ 「時は金なり」ということわざがあるように、仕事をしていく中で時間を管理していくことはとても大切なことです。

意外と多いのが、大したことではないと思っている小さい仕事がたくさんあることです。たとえ小さい仕事でも、あなたのメインの仕事を中断しなければならないので、その度に集中力が切れて最高のパフォーマンスを発揮できなくなる原因になります。

日々の業務の中で上記のような小さい仕事をたくさん抱えていませんか？ そのことに気づいていれば、簡単に改善することができるので心配はいりません。しかし、自分が何に時間を使っているのかわからないのは、自分の時間の使い方を把握できていないので危険信号です!  

今回ご紹介する４つの習慣を意識して無駄な時間を減らすことで、あなたが好きなことに使える時間を増やしていきましょう。

領収書の整理や取引先とのやり取りやスケジュール調整、従業員の教育など、事業を運営していると「To-Do リスト（やることリスト）」を書き出すと切りがない方も多いのではないでしょうか？  お店（会社）を経営している人やリーダー職についている人にありがちですが、いろんなことができる人は「すべてを自分でやらないと」と思ってしまう傾向にあります（もしくは、自分がしてしまった方が早いと思ってしまう人もいます）。

お店（会社）がまだ小さく、少人数（もしくは１人）で運営していると、人を雇う人件費を考えると自分でしてしまった方が良いのではないかとも思われていますが、最も重要なことは「あなたがあなたしかできない重要な仕事をできているか」ということです。もし、あなたが本当にするべきことができていないのであれば、「これは長期的にみて事業のためになっているのか？」と自問すべきです。

本筋以外の仕事で時間を取られて、本来の仕事ができなくなっていると、短期的に必要なものに着手してしまい、そのうち事業全体が沈んでいってしまうことになりかねません。

そんな時は、思い切って外部のサービスを使ってみましょう。業務を簡易化できたり、自動化できる専門的なサービスはたくさんあります。小規模事業向けに経理処理などからホームページで利用する写真の撮影まで様々な種類のサービスがあります。中には無料で利用できるサービスもあるようですのでぜひ探してみてください。

完璧にしようとすることは重要なことですが、「完璧にすること」にこだわりすぎることは時間の浪費に繋がります。

完璧主義者の「0 か 100 か」という考え方は、些細なことに囚われて締め切りを過ぎてしまうことに繋がっています。このような場合には「時間制限を明確にする」ことで、締め切りに間に合うように業務を進めていくことができるでしょう。

また、完璧を求めすぎる人に共通しているのは、他人を気にし過ぎていることと自分に対して極端に厳しいことです。他の人がどう思うかよりも、自分がどうしたいのかに注力して事を進めてみましょう。完成度は必ずしも 100 %である必要はありません。70 %でも問題ないのであれば 70 %の完成度で良いのです。そして失敗しても自分を攻め過ぎず、自分や相手の失敗を許せるくらいの心の余裕も意識してみてください。

誰もが他人と自分を比較した経験があるのではないでしょうか?  あの人は〇〇ができるけれど、私はできない。とずっと悩んでいてもあなたにメリットは何 1 つありませんし、時間がただ過ぎていくだけです。他人が得意なことがあなたも得意であるとは限らないので、他人と比較はせず自分が得意なことを探してみるのも 1 つの方法かもしれません。

他人と比較をしないことは、意識が外ではなく内に向けることができるのであなたが「楽しい・幸せ」と感じることに集中することができます。 時間は限られているので、あなたの時間はあなたが幸せだと感じることに使いましょう。他人のことを羨むことに時間を浪費するのはムダだと感じてくるはずです。

お問い合わせが多くて手が回らないとお困りではないですか？  お客さんがお問い合わせをくれるのは嬉しいことですよね。お問い合わせが多くて対応に追われている時は、どのようなお問い合わせが多いのかを知ることから始めましょう。同じようなお問い合わせが多い場合は、ホームページを修正するだけでお問い合わせにかける時間を大幅に短縮することができます。

お客さんがお問い合わせをするのは「不明な点があるため」です。そのため、 お客さんの感じている不明な点をホームページにしっかりと記載しましょう。記載しているけれど、関連するお問い合わせが絶えないのであれば、お客さんが情報を探せていない可能性があるので、記載する場所を見直しましょう。せっかく情報を掲載していても、埋もれていてはないもの同然です。

ネットショップをしているのであれば、想定されるお問い合わせは下記のようなものでしょうか。

お客さんが気になることは、１箇所ではなくて複数のページに記載するとお客さんも見落としにくくなります（例えばトップページとショップ内でも記載するなど）。お問い合わせにかける時間を短くすることは、あなたのためだけではなく、お客さんの手間を省くことにも繋がります。

ヘルプページを作って、よくある質問集などを作成するのもお客さんがホームページ内で疑問を解決ができるようになるので、ユーザー目線で考えることができているホームページだと言えます。

いかがでしたか？  今回は気づかない間に時間を浪費してしまう習慣について紹介しました。もちろん、時間の浪費を避けがたいものもありますが、今回ご紹介した４つの習慣をやめることで、時間のムダを大幅に減らすことができます。ムダな時間はどんどん無くして、本当に必要なことに時間を使う習慣を身につけていきましょう！