外注するべきか、自分で完結するべきか、その判断基準とは

フリーランスや小規模企業の起業家・創業者として、自分の事業の全てに責任を負うことは最も重要なことです。経営から雑用まで、業務内容の得意不得意に関わらず、自分以外にやってくれる人は誰もいません。効率よく業務を行うために、いざ外部に支援を頼むと決めたとしても、資金が潤沢でないので、「これは本当に自分でできないのか？」と考えずにはいられないでしょう。

事業を立ち上げて間もないなら、これは全く論理的です。しかし事業を成長させ続けるために、誰かに任せることを覚えなければならない時が来たら？中核事業に全力を注がなければならなくなったら？何をどのように外注すればよいのでしょうか。

このことに精通している Jimdo メンバーのひとりにインタビューしてきましたので、実際の話を聞きながら、どの業務を自分で行いどの業務を外注するのか、その判断基準についてみていきましょう。

でも、仕事人間のアリーナは全部自分でこなしたがります。彼女は、仕事が大好きで、それが Jimdo の仕事だろうが、フォトグラファーの仕事だろうがいつも全身全霊を注いでいます。しかし当初から明確だったのは、彼女を指名してくれたお客様に精一杯の熱意と情熱を注ぐため、健康的なワークライフバランスを維持することでした。これはフリーランスとしては容易なことではありません。そのためアリーナは、「優先順位をつけること、手放すこと、自動化することを覚えましょう」とアドバイスします。

では具体的にどうやるのか。アリーナに詳しく聞いてきましたので、インタビュー形式でご紹介していきます。

夫や妻、友達に会えていなかったり、自分のために使う時間がないと感じていたりしたらそれは警告サインです。仕事の流れや優先順位を見直すべきタイミングだと言えます。それがあなたの健康に影響して、疲れや気力の低下を感じたなら改めて自分自身の限界値を設定し、それを守ることが大切です。

また、メインの仕事に十分な時間を費やせていない時も、優先順位を再考すべきです。私の場合はいろんなことで忙しいけれど、写真を撮ることが私のメインの仕事です。優先順位を考える際には、「余分な仕事は、私より他の人の方がうまくできるのでは？」と自問してみることです。

私のやり方ですが、個人事業主だとしても終業時間を明確にすること。例えば私の場合は、午後11時より遅くなることはありません。平日は仕事の後に写真を撮ることがあるので、その線引きが重要なのです。それと、ありきたりでしょうが、よく食べてよく運動をして、快適な睡眠をとることを心掛けましょう。

残念ながら、正直に言って優先順位をつけることはまだ苦手です。「No」ということは本当に難しいし、我を忘れちゃうし、興味のある依頼は全て受け入れたくなります。でも２つの仕事を持って、それぞれに100％を出し切りたいなら、優先順位をつけなければなりません。幸運なことに、私には仕事をお願いできる素晴らしいフォトグラファーのネットワークがあります。私自身が撮影できないとしても、他のフォトグラファーをそのカップルに薦めることができるし、私も仲間に依頼できることを嬉しく思います。もはや「No」を単なる「お断り」と思うことはありません。逆に私がお願いされることもあります。

単純だけど最適な優先順位づけのものさしは、あなたの直感です。例えば、あるカップルが、私の納品するつもりの写真とは違う考えを持っているかもしれないと感じたとき、私は何もしません。それが私にとってもお客さんにとっても、幸せなことだろうと思うからです。

一貫して計画すること、自分にも潜在顧客にも誠実であることは、とても大事だと考えています。また、自分自身に素直になって考えることは、優先順位をつけるときに役立ちます。

経理、税金係はもちろん外注しています。自分で正確にやろうとすればとんでもなく時間がかかるし、プロの仕事はお金を払う価値があります。

その通り。私が絶対に譲れないのは、婚礼カップルとの対話です。なぜなら、他の優先事項を円滑に進められるようにするし、何より楽しいので。繁忙期は締め切りが近いと画像処理を外注します。画像処理も楽しいけれど、結局のところ単純な編集作業に私の創造性はあまり必要ありません。

私がどんな写真を撮るのか、誰が見てもちゃんと理解できるよう、自分の写真スタイルを定義する事前準備にはかなり愛情を込めています。婚礼カップルは私の撮影スタイルや撮影した写真をみて、私を予約してくれます。そのため、最終的にどうなるのか、写真選びやカップルとの打ち合わせにはかなりこだわります。より良い結果（成果）を得るために、事前にできる仕事はたくさんあります。将来的にマーケティング、SNS、ブログ、SEOに関わる全てのことを外注したいと思っています。きっと自分より適した人が、より良い仕事をしてくれると思うので。

そうですね、カップルと話すことは私にとって不可欠なことです。私のことを知った上で、彼らの人生で最も重要な日のフォトグラファーとして私が適任かどうか決めてもらいたい。私としても、彼らが何を重要視しているのか、互いにどう協力していくかを理解することはとても重要です。 

同様に、私は写真の選択を他の人には任せません。それは私が彼らに会うことで、彼らにとって何が重要で、その結婚式の中で誰が重要人物なのかを知ることができるからです。

些細なことが、大きな違いを生みます。私は用意周到で、用途の異なる様々なメールテンプレートを持つようにしています。たとえば予約のキャンセルや、他のフォトグラファーを推薦するときなどに使います。また常に最新の価格表を持っているので、個別料金を毎回書く必要はありません。加えて、結婚式当日の予定表を作成するため、婚礼カップルへ質問票を用意して、事前に必要なことを把握できるようにしています。毎日のルーチンワークや仕事の進め方についても、常に疑問視するようにしています。最近の例で言うと、画像編集ツールの「Adobe Lightroom」を使って、ある作業を行うのに以前は数分費やしていたものが、今では数秒でできるようになりました。普段使うツールについてもよく知り、そのツールでの作業を自動化できるようになると、ものすごく作業効率があがることもあるのです。

楽しさを持ち続けること。楽しさが感じられなくなったら、事業そのものに疑問を持つのではなく、仕事の流れをどう変えたら楽しくなるのかもう一度考えてください。

何が外注できる？

• 経理と税金関係 →　外注する価値大！ 
• フォトグラファーなら：後処理とレタッチ。繁忙期は必要に応じて外注。（ただしクライアントが懸念しそうなことについては書面にしておくこと。これは事前にやっておけることの一つです。 また、クリエイティブな部分は自分で決め、作業のみを外注する）
• 出張計画
• SNS →　より頻繁に定期的に投稿するため。

何を自分ですべき？

• 顧客との対話：顧客が何を求めているのか直接感じられる。同時にこちらのことも知ってもらい、楽しんでもらう。
• 写真選び：（対話で引き出しているので）そのカップルにとって何が重要で、何を好きなのかを簡単に精査できる。

何を自動化できる？

• 価格表とメールテンプレート：「今は依頼を受けられないので、他にこんな提案があります〜」など、定型メールを複数用意しておく。
• 常に仕事の流れをチェックする：利用しているツールをより効果的に使う。
• 顧客に対する質問票を用意する：日々の運用・計画を円滑にする。
• 毎日のスケジュール：メリハリをつけた予定を立てる。