Als ondernemer gaat het je niet altijd voor de wind. Soms moet je kosten besparen om met je bedrijf het hoofd boven water te houden. Voor veel ondernemers is nu zo’n tijd.
Om kosten te besparen als ondernemer heb je waarschijnlijk meer mogelijkheden dan je denkt. Dat kunnen tijdelijke bezuinigingen zijn om tijd te winnen of blijvende kostenbesparingen voor je bedrijf. In beide gevallen kunnen kleine veranderingen veel verschil maken.
In dit artikel bespreken we drie vragen waarmee je een strategie voor je besparingen kunt maken en delen we een lijst van concrete kostenposten waarop je vaak kunt besparen.
We zijn geen financieel adviseurs. In dit artikel geven we suggesties hoe je kosten kunt besparen. Gebruik je eigen kennis van je bedrijf om in te schatten die suggesties in jouw situatie passen. We raden aan om daar een financieel adviseur bij in te schakelen.
Hoeveel tijd heb je?
Om slim te besparen heb je een realistische tijdlijn nodig.
- Hoe lang red je het met je financiële buffer?
Kijk eerlijk naar je banksaldo. Bereken hoe lang je bedrijf overeind kan blijven met je huidige saldo, kosten en inkomsten. - Verwacht je dat je financiële situatie verandert?
Krijg je misschien nog belasting terug of verwacht je dat het hoogseizoen voor je product elk moment kan starten? Kijk hoe je financiën de afgelopen jaren veranderden en wanneer je de meeste klanten of bestellingen binnen kreeg.
Breng je bedrijf online. Met Jimdo.
Moet je tijdelijk bezuinigen of besparen op vaste lasten?
Denk even na over de informatie uit je bankafschriften. Met die gegevens kun je inschatten welk scenario bij jouw situatie past:
- Het gat overbruggen met bezuinigingen: Je bedrijf staat er redelijk goed voor en er komen nieuwe inkomsten aan. Tot die tijd is het nodig om je kosten tijdelijk zo laag mogelijk te houden, zodat je overeind kunt blijven.
- Besparen op vaste lasten: De vaste lasten voor je bedrijf zijn hoog en dus is het moeilijk om een gezonde financiële buffer op te bouwen. In dit geval moeten je financiën structureel veranderen.
Welke uitgaven zijn onmisbaar?
Welke kosten zijn absoluut nodig om je bedrijf te runnen? Misschien heb je op het moment dat dure e-learningabonnement niet nodig, maar zonder internet kun je je bedrijf niet runnen. Elk bedrijf geeft geld uit aan dingen die niet per se nodig zijn, maar het leven wel makkelijker maken.
Wil je radicaal kosten besparen, dan kun je het beste beginnen bij de kostenposten waar je bedrijf niet zonder kan. Alle andere uitgaven kun je theoretisch schrappen.
Twijfel je of je een uitgave kunt schrappen? Vraag je dan af hoe lang je bedrijf zonder die uitgave door kan gaan en hoe je werk verandert als je die uitgave schrapt. Bezuinigen is vaak ook een oefening in streng voor jezelf zijn.
Wat je precies nodig hebt, is voor elk vakgebied en elk bedrijf anders. Als je je lijst met noodzakelijke uitgaven hebt, loop ze dan een voor een af. Kijk naar je mogelijkheden om te besparen:
- Kosten verlagen
- Kosten delen
- Uitgave vervangen door een goedkopere optie
- Uitgave vervangen door een gratis optie
- Uitgave terugschalen zodat je alleen betaalt wat je nodig hebt
Tip: In dit artikel kijken we hoe je kosten kunt besparen, maar vergeet niet om ook te kijken naar hoeveel je binnen krijgt. Hier vind je bijvoorbeeld tips om in te schatten of je prijzen hoog genoeg zijn en hoe je je tarieven verhoogt als freelancer en toch je klanten gelukkig houdt.
20+ ideeën om als ondernemer kosten te besparen
Vaste lasten
Voor de meeste bedrijven zijn het de vaste lasten, en niet de incidentele uitgaven, die op de lange termijn het verschil maken. Door zulke maandelijkse of jaarlijkse kosten te verlagen, maak je het goedkoper om je bedrijf te runnen. Sommige terugkerende kostenposten kun je ook pauzeren en weer starten als je bedrijf het kan hebben.
Hier zijn vaste lasten waarop je misschien kunt besparen:
- Huur / hypotheek: De grootste stappen zijn verhuizen naar een kleiner kantoor of voortaan thuis blijven werken. Je kunt ook bezuinigen op vaste lasten door je werkplek met anderen te delen, zodat je de kosten voor huur of hypotheek kunt delen.
- Verzekeringen: Loop alle verzekeringspolissen voor je bedrijf door. Controleer of ze bijgewerkt zijn en of je niet dubbel verzekerd bent. Zit je lang bij dezelfde verzekeraar? Shop dan even rond om te checken of je niet teveel betaalt.
- Zakelijke bankrekening: Overstappen naar een andere bank of ander type rekening kan kosten sparen. Als je betalingen in veel verschillende valuta binnen krijgt, kan een grenzeloze bank als Transferwise help om te besparen op de wisselkoersen.
- Software-abonnementen: Met zoveel gratis of ‘freemium’ opties beschikbaar online heb je goede kans dat je goedkope versies vindt van de zakelijke software die je nodig hebt, zoals gratis alternatieven voor Photoshop. Vaak kun je ook bezuinigen op programma’s die je eigenlijk niet echt nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld ook een tijdje zelf je rekeningen maken in plaats van er een programma voor te gebruiken.
- Pensioen: Laat je professioneel adviseren voordat je je pensioenplannen verandert. Besparen op je pensioen zou je allerlaatste en alleen een tijdelijke optie moeten zijn.
- Telefoondiensten: Hoe vaak gebruik je je zakelijke telefoonnummer in plaats van online chat, e-mail of videogesprekken? Heb je daar echt de vaste lasten van een maandelijks abonnement voor nodig of is een prepaid pakket ook voldoende? Meestal kun je zelf online terugkijken hoe vaak je je telefoonnummer gebruikt hebt. Zo niet, vraag je gegevens dan bij je provider op.
- Forenzen: Als je voor je werk moet reizen, kijk dan of er goedkopere opties zijn, bijvoorbeeld als je buiten de spits reist. Moet je echt elke dag op locatie zijn? Met wat aanpassingen in je schema kun je misschien een dag in de week thuiswerken en reiskosten besparen.
- Betaalde lidmaatschappen: Zakelijke netwerken zijn geweldig om nieuwe contacten voor je bedrijf te vinden en een lidmaatschap heeft vaak ook financiële voordelen. Maar, zo’n lidmaatschap kan ook duur zijn. Als je je de voordelen niet gebruikt, kijk dan na of je je lidmaatschap kunt pauzeren. Zakelijke netwerken bieden vaak juist ook steun aan ondernemers in nood, dus vraag naar de mogelijkheden.
- Automatisch sparen: Normaal gesproken is automatisch geld opzij zetten een heel goed plan. Zo heb je wat spaargeld als je bedrijf het nodig heeft. Nu is het misschien beter om die automatische overschrijvingen stop te zetten en het spaargeld voor je noodzakelijke kosten te gebruiken.
- Internet: Voor hoeveel snelheid en bandbreedte betaal je? Krijg je diezelfde diensten bij een andere provider voor minder? En kun je je werk ook doen met een goedkopere optie? Overleg je tarief met je provider en kijk of je qua kosten niet wat omlaag kunt. Dat scheelt weer in je vaste lasten.
- Voorzieningen: Het prijsverschil tussen verschillende energieleveranciers is meestal niet heel groot, dus dit zal geen grote bezuiniging zijn. Maar, als je veel elektrische apparaten gebruikt, kan overstappen de moeite waard zijn.
- Verwarming: Blijft de verwarming aan op kantoor als je er zelf niet bent? Dat kan de volgende ochtend best fijn zijn, maar de hele nacht een leeg kantoor verwarmen is een luxe die je nu beter kunt schrappen. Programmeer je thermostaat of draai je verwarming omlaag als je weggaat om onnodige kosten te voorkomen.
Incidentele uitgaven
Dit zijn de kostenposten die af en toe opduiken als je bedrijf iets nodig heeft. Zoek hiernaar in je bankafschriften:
- Eten en drinken: Een zakenlunch hoeft niet sjiek te zijn. En de koffie of thee op kantoor ook niet. Kies de producten die je nodig hebt en kunt betalen.
- Werkapparaten: Natuurlijk wil je met de beste spullen werken. Maar als je je die beste spullen niet kunt veroorloven, kijk dan naar refurbished laptops of laat apparaten repareren in plaats van ze meteen te vervangen.
- Bedrijfskleding en merchandise: Een uniform in bedrijfskleuren ziet er goed uit en past in je huisstijl. Maar misschien kun je nu beter bezuinigen door even geen nieuwe shirts, pennen en schrijfblokken met bedrijfslogo te bestellen.
- Teamuitjes en extra’s voor je werknemers: Dit is een tijd om je team bij elkaar te houden. Deze mensen heb je nodig om erdoorheen te komen. Een goedkoper teamuitje is prima, maar zeg het niet af. In plaats van cocktails in het centrum kun je ook een avond met pizza en bordspellen houden op kantoor.
- Zakelijke evenementen: Geboekte tickets annuleren geeft je tijd en financiële middelen terug. Zelfs voor gratis evenementen is het goed om je af te vragen of dat bezoek echt de moeite waard is. Kun je die tijd beter aan je werktaken besteden?
- Cursussen, trainingen en opleidingen: Wil je kosten besparen, dan is het nodig om persoonlijke ontwikkelingen even uit te stellen. Dat kan natuurlijk anders zijn als je iets nieuws leert waardoor je zometeen meer verschillende klanten kunt helpen. Kijk of je met goedkope of zelfs gratis basiscursussen je eerste doelen kunt bereiken.
- Reclame: Kun je je marketingkosten verlagen? Als je budget ineens een stuk kleiner is, zorg dan dat je vooral advertenties stuurt naar doelgroepen die normaal gesproken het meest kopen. Je kunt ook kijken naar gratis manieren om je bedrijf te promoten, zoals starten met een gratis logo.
Ontwerp het logo waar je bedrijf mee opvalt.
Aanpassingen aan je voorraad en product
Alle voorraad of producten die je hebt ingekocht, maar niet hebt verkocht, betekent potentiële omzet voor je bedrijf. Als je verkopen nu tegenvallen, doe je ook langer met je huidige voorraad. Voorkom dus onnodige kosten door onnodig inkopen
- Verklein je opslag: Als je opslagruimte huurt, probeer je voorraad dan opnieuw in te delen. In plaats van betalen voor veel lege ruimte, kun je ook overstappen naar een kleinere opslag en op je huur bezuinigen.
- Gebruik eerst wat je hebt: In de meeste kantoren zijn veel meer kantoorartikelen dan iedereen beseft. Mest je kasten uit en je kunt weer even vooruit. Maak eerst op wat je hebt liggen, voordat je nieuwe producten bestelt. Minder gebruiken is ook goed mogelijk: print minder, maak digitale notities en stuur e-mails in plaats van brieven.
- Verklein je aanbod: Heb je moeite om al je ingrediënten of materialen in te kopen? Verklein dan je menukaart of haal een paar slecht verkopende producten tijdelijk uit je aanbod. Zolang je nog steeds voldoende keuze aanbiedt, kan je bedrijf ook met een paar producten minder doorgaan. De meeste klanten zijn blij dat je open bent, zeker als je je best-sellers blijft aanbieden.
Vraag hulp voordat de schulden oplopen
Wacht niet met handelen tot je achterloopt met betalen. Volgens het NIBUD wachten consumenten gemiddeld 5 jaar voordat ze hulp zoeken. Die tijd heb je niet voor je bedrijf. Als je vaste lasten te hoog zijn, kun je met snel handelen grotere problemen voorkomen.
Veel bedrijven zijn best bereid om je betaling even op te schuiven als je dat vooraf vraagt. Bij je gemeente kun je de Bbz aanvragen en ook de Belastingdienst heeft een uitstelregeling voor ondernemers met betalingsproblemen. En heb je een lening bij een commerciële partij, dan werkt die vaak ook mee als je op tijd aangeeft dat je moeite met aflossen hebt.
Zoek dan naar professionele hulp, bijvoorbeeld bij de KVK. Er zijn anderen met ervaring en kennis die voortdurend andere bedrijven helpen om hun financiën op orde te krijgen.
Een belastingadviseur kan je helpen bezuinigen door mogelijke aftrekposten en regelingen te vinden. Een accountant kan de inkomsten en uitgaven voor je bedrijf analyseren en je helpen om kosten te besparen. In je lokale ondernemersnetwerk, het Ondernemersklankbord of MKB Doorgaan vind je advies en misschien ook een mentor die je kan helpen.
Speciale economische maatregelen tijdens de coronacrisis
De wereldeconomie voelt de impact van de huidige pandemie. De meeste overheden hebben al noodprogramma’s opgezet om bedrijven te ondersteunen. Dien je aanvraag daar op tijd in!
Zo kun je als ondernemer kosten besparen
- Bereken hoe lang je bedrijf door kan gaan zonder verandering.
Bekijk je saldo, je verwachte inkomsten en je verwachte uitgaven. Kies dan voor tijdelijke of structurele besparingen.
- Maak een lijst van al je uitgaven. Markeer essentiële uitgaven.
Geef jezelf goed overzicht. Elke uitgave is een mogelijke besparing.
- Verlaag vaste lasten met alternatieven.
Vergelijk aanbieders en opties voor vaste lasten waar je niet zonder kunt.
- Schrap incidentele uitgaven waar mogelijk.
Bespaar zinvol door vooral de duurdere incidentele uitgaven te schrappen of te verlagen. Dit kan ook een tijdelijke stap zijn om een gat te overbruggen.
- Vraag op tijd hulp, bijvoorbeeld bij de overheid.
Spreek op tijd met schuldeisers. Vaak is er meer ruimte dan je denkt om een rekening op te schuiven of in termijnen te betalen.
Je bent niet de enige
Als je de besparingen voor je bedrijf lang hebt uitgesteld, kan het hard aankomen om nu toch met bezuinigingen te beginnen. Maar, jezelf een helder overzicht geven van hoe je ervoor staat, is de eerste stap naar een betere financiële situatie. Verlies dus niet de hoop. Ga er serieus mee aan de slag en pak alles aan waar je invloed op hebt. Dat voelt niet alleen beter, het brengt ook verborgen kansen voor je bedrijf naar boven.